Auftragsbestätigung Vorlage Schweiz 2026: Muster + Checkliste

Die Auftragsbestätigung ist eines der wichtigsten Dokumente für Selbständige und KMU in der Schweiz. Sie legt schriftlich fest, was vereinbart wurde – und schützt dich damit bei Streitigkeiten über Leistungsumfang, Preis und Termine. Viele Selbständige unterschätzen ihre Bedeutung und geraten in Konflikte, die mit einem einfachen Dokument vermeidbar gewesen wären.

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Was ist eine Auftragsbestätigung?

Die Auftragsbestätigung (auch: Auftragsbestätigung, Bestellbestätigung, Order Confirmation) ist ein Dokument, mit dem du dem Kunden bestätigst, dass du seinen Auftrag angenommen hast und zu welchen Konditionen du ihn ausführen wirst.

Rechtliche Grundlage: Art. 1 des Obligationenrechts (OR). Ein Vertrag kommt zustande, wenn Angebot und Annahme übereinstimmen. Die Auftragsbestätigung dokumentiert diese Übereinstimmung.

Abgrenzung:

Dokument	Zeitpunkt	Rechtliche Wirkung
Offerte	Vor Auftragsvergabe	Angebot – bindet noch keinen
Auftragsbestätigung	Nach Auftragsvergabe	Vertrag – bindend für beide
Rechnung	Nach Leistungserbringung	Zahlungsaufforderung

Wann brauchst du eine Auftragsbestätigung?

Immer empfohlen bei:

• Projektaufträgen ab CHF 500
• Aufträgen mit mehreren Leistungspositionen
• Langfristigen Projekten (mehr als 2 Wochen)
• Neukunden (kein aufgebautes Vertrauen)
• Aufträgen mit Risiko für Scope-Creep (der Kunde will immer mehr)

Besonders wichtig bei: Webdesign, Beratung, Handwerk, IT, Architektur, Coaching – überall wo Leistungsumfang subjektiv interpretiert werden kann.

Pflichtangaben einer Auftragsbestätigung

Kopf des Dokuments

[Dein Name / Firmenname]
[Adresse]
[Telefon / E-Mail]
[UID-Nummer / MWST-Nummer falls vorhanden]

Auftragsbestätigung Nr. [JAHR-NUMMER]
Datum: [TT.MM.JJJJ]

[Name Auftraggeber]
[Adresse Auftraggeber]

Pflichtfelder im Hauptteil

1. Leistungsbeschreibung (wichtigstes Element)

Beschreibe präzise was du lieferst und – ebenso wichtig – was nicht enthalten ist:

Leistungsumfang:
- [Leistung 1 mit konkreter Beschreibung]
- [Leistung 2 mit konkreter Beschreibung]
- [Material / Anzahl / Qualität]

Nicht enthalten:
- [Ausschlüsse klar benennen]

2. Preis

Honorar:          CHF [Betrag] exkl. MWST
MWST 8.1%:       CHF [Betrag]
Total:            CHF [Betrag] inkl. MWST

Falls du nicht MWST-pflichtig bist:

Honorar:          CHF [Betrag] (kein MWST-Ausweis, da unter CHF 100'000 Jahresumsatz)

3. Zahlungsbedingungen

Zahlungsbedingungen:
- 30% Anzahlung bei Auftragserteilung: CHF [Betrag]
- 70% bei Abschluss: CHF [Betrag]
- Zahlungsfrist: 30 Tage netto

4. Termine

Projektstart:     [Datum]
Abgabe/Fertigstellung: [Datum]
Meilensteine:     [falls vorhanden]

5. Gültigkeitsdauer

Diese Auftragsbestätigung ist gültig bis: [Datum, z.B. 30 Tage ab heute]

6. Unterschrift

Bitte unterzeichnet eine Kopie und sende sie uns zurück bis [Datum].

[Ort], [Datum]
[Deine Unterschrift]
[Name]

--------------------------------------------
Gegenbestätigung Auftraggeber:
Datum: _______________
Unterschrift: _______________

Vollständige Muster-Vorlage

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AUFTRAGSBESTÄTIGUNG
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Auftragnehmer:
[Dein Name]
[Strasse, PLZ Ort]
[Telefon] | [E-Mail]
[UID: CHE-XXX.XXX.XXX]

Auftraggeber:
[Firmenname / Name Kunde]
[Adresse]
[Ansprechpartner]

Auftragsbestätigung Nr.: 2026-001
Datum: [TT.MM.JJJJ]
Bezug: Ihre Anfrage vom [Datum] / Offerte Nr. [Nr.]

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LEISTUNGSUMFANG
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Wir bestätigen den Erhalt Ihres Auftrags und nehmen diesen
zu folgenden Konditionen an:

1. [Leistungsbeschreibung Position 1]
2. [Leistungsbeschreibung Position 2]
3. [Leistungsbeschreibung Position 3]

Nicht enthalten: [Ausschlüsse]

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KONDITIONEN
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Honorar exkl. MWST:   CHF ___________
MWST 8.1%:            CHF ___________
Total inkl. MWST:     CHF ___________

Zahlungsbedingungen:
  - 30% Anzahlung bei Auftragserteilung
  - 70% nach Ablieferung
  - Zahlungsfrist: 30 Tage netto

Termine:
  - Projektstart: ___________
  - Fertigstellung: ___________

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BESTÄTIGUNG
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Mit Unterzeichnung bestätigen beide Parteien die obigen
Konditionen als verbindlich.

Auftragnehmer:                  Auftraggeber:
[Ort], [Datum]                  [Ort], [Datum]

____________________            ____________________
[Dein Name]                     [Name Auftraggeber]

Wichtige Zusatzklauseln

Eigentumsvorbehalt (bei Warenlieferung):

"Die gelieferte Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung Eigentum des Auftragnehmers (Art. 715 ZGB)."

Urheberrecht (für Kreativleistungen):

"Das Urheberrecht verbleibt beim Auftragnehmer bis zur vollständigen Zahlung des Honorars. Mit vollständiger Zahlung gehen die vereinbarten Nutzungsrechte auf den Auftraggeber über."

Haftungsbeschränkung:

"Die Haftung des Auftragnehmers ist auf den Auftragswert beschränkt. Folgeschäden sind ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig."

Gerichtsstand:

"Gerichtsstand ist [Ort]. Es gilt Schweizer Recht."

Auftragsbestätigung per E-Mail

Eine per E-Mail versendete Auftragsbestätigung ist in der Schweiz rechtsgültig. Empfohlenes Vorgehen:

1. Betreffzeile: "Auftragsbestätigung Nr. 2026-001 – [Projektname]"
2. PDF-Anhang: Unterschriebenes PDF (digitale Signatur oder eingescannte Unterschrift)
3. Im Text: "Bitte bestätigen Sie die Auftragsbestätigung bis [Datum] per E-Mail oder Gegenunterschrift."
4. Reminder: Falls keine Antwort in 5 Tagen: einmal nachhaken

Schweigezustimmung gilt: Widerspricht der Auftraggeber nicht innert angemessener Frist, gilt er als einverstanden (kaufmännischer Verkehr, Art. 6 OR).

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