Was muss ich erledigen, bevor ich den ersten Mitarbeiter einstelle?

Checkliste vor der ersten Einstellung: (1) Arbeitsvertrag aufsetzen (OR 319–362). (2) AHV-Beitragskonto als Arbeitgeber bei der Ausgleichskasse eröffnen. (3) BVG-Anschluss sicherstellen (Pensionskasse, ab CHF 22'050 Jahreslohn obligatorisch). (4) UVG-Versicherung abschliessen (obligatorisch für alle Angestellten). (5) Lohnabrechnung-System einrichten. (6) Betrieb bei Quellensteuer-Behörde anmelden (falls Angestellter mit B-Ausweis).

Was kostet mich ein Angestellter über den Lohn hinaus?

Lohnnebenkosten für Arbeitgeber in der Schweiz: AHV/IV/EO: 5.3% des Bruttolohns. ALV: 1.1% (bis CHF 148'200 Lohn). BVG (Pensionskasse): mind. 50% der Prämie, oft mehr. UVG (obligatorisch): Berufsunfall ca. 0.1–2% je nach Branche. FAK: ca. 1–3%. Total Lohnnebenkosten Arbeitgeber: ca. 12–18% des Bruttolohns. Ein Angestellter mit CHF 80'000 Bruttolohn kostet dich rund CHF 90'000–95'000 total.

Brauche ich einen schriftlichen Arbeitsvertrag in der Schweiz?

Nicht zwingend – Arbeitsverträge können auch mündlich abgeschlossen werden (OR 320). Dringend empfohlen ist jedoch ein schriftlicher Vertrag mit: Stellenbezeichnung, Arbeitsort, Pensum, Lohn, Probezeit (max. 3 Monate), Kündigungsfristen, Ferienanspruch (mind. 4 Wochen für über 20-Jährige). Ein schriftlicher Vertrag schützt beide Parteien.

Was ist die Quellensteuer-Pflicht für Arbeitgeber?

Wenn du Angestellte mit Ausweis B, L oder Grenzgänger (G) beschäftigst, bist du als Arbeitgeber verpflichtet, Quellensteuer direkt vom Lohn einzubehalten und monatlich an die kantonale Steuerbehörde abzuführen. Die Höhe richtet sich nach Einkommen, Kanton, Familienstand. Angestellte mit Ausweis C: ordentliche Besteuerung, keine Quellensteuer-Pflicht für dich als Arbeitgeber.

Erste Angestellte einstellen Schweiz 2026: Checkliste

Der erste Angestellte ist ein grosser Schritt – von der Einzelperson zum Arbeitgeber. Damit kommen neue Pflichten: Sozialversicherungen, Arbeitsvertrag, Lohnabrechnung. Diese Checkliste führt dich sicher durch alle notwendigen Schritte.

Bevor du einstellst: Strategische Überlegungen

Anstellung vs. Subauftrag: Überlege zuerst, ob du wirklich anstellen willst oder ob ein Freelancer/Subauftragnehmer besser passt. Angestellte bieten mehr Kontrolle und Verlässlichkeit, Freelancer mehr Flexibilität und weniger Administrationspflichten.

Beachte: Scheinselbständigkeit ist in der Schweiz verboten. Wenn jemand faktisch wie ein Angestellter für dich arbeitet (fixes Stundenkontingent, kein eigenes Risiko, kein eigener Kundenstamm), muss er angestellt werden – unabhängig vom Vertragstitel.

Checkliste: 15 Schritte zum ersten Angestellten

1. Stellenprofil definieren

Funktion, Aufgaben und Kompetenzen klar beschreiben
Pensum festlegen (Vollzeit = 42h/Woche in CH, variiert je nach GAV)
Lohnband bestimmen: Was ist marktüblich für diese Funktion?
Befristet oder unbefristet?

2. Arbeitsvertrag erstellen

Ein schriftlicher Arbeitsvertrag nach OR 319 ff. sollte enthalten:

Tipp: Branchenspezifische GAV (Gesamtarbeitsverträge) beachten – diese können Mindestlöhne, Ferienansprüche und weitere Bedingungen festlegen.

3. AHV-Anschluss als Arbeitgeber

Sobald du jemanden anstellst, brauchst du ein Beitragskonto als Arbeitgeber bei der AHV-Ausgleichskasse:

Arbeitgeberkonto bei der kantonalen oder Verbands-Ausgleichskasse eröffnen
Anmeldung des Arbeitgebers: Firmenname, UID, erwartete Lohnsumme
Die Kasse teilt dir Beitragssätze und Zahlungsmodalitäten mit

Arbeitgeberbeiträge 2026:

Versicherung	Arbeitgeberbeitrag	Arbeitnehmerbeitrag
AHV	5.3%	5.3%
IV	0.7%	0.7%
EO	0.25%	0.25%
ALV (bis CHF 148'200)	1.1%	1.1%
Total	7.35%	7.35%

4. BVG-Anschluss (Pensionskasse)

Die berufliche Vorsorge (BVG) ist für Angestellte ab CHF 22'050 Jahreslohn (2026) obligatorisch.

Anschluss an eine Pensionskasse (Sammelstiftung oder eigene PK)
Arbeitgeber zahlt mind. 50% der Prämie
Eintrittsschwelle und Koordinationsabzug beachten

Günstige Sammelstiftungen: PKG Pensionskasse, ASGA, AXA Swiss Life

5. UVG – Unfallversicherung

Alle Angestellten in der Schweiz müssen gegen Berufsunfall (SUVA oder private Versicherung) versichert sein – obligatorisch.

Angestellte ab 8h/Woche: auch Nichtberufsunfall (NBU) pflicht
Angestellte unter 8h/Woche: nur Berufsunfall (BU) obligatorisch
Anmeldung bei SUVA oder privatem Versicherer (z.B. Helvetia, Zurich)

Prämien: ca. 0.1–5% des Lohns (je nach Risikokategorie/Branche)

6. Krankentaggeld (KTG) – Lohnfortzahlung

Das OR sieht eine begrenzte Lohnfortzahlungspflicht bei Krankheit vor (Berner Skala: 3 Wochen im 1. Jahr, bis 2 Monate nach 5 Jahren). Ein Krankentaggeld-Kollektivvertrag deckt darüber hinaus:

KTG-Versicherung abschliessen (empfohlen)
Wartefrist (oft 30 oder 60 Tage), dann 80% Lohnersatz bis 720 Tage
Prämien: ca. 1–3% des Lohns, oft 50/50 geteilt

7. Lohnabrechnung einrichten

Für die monatliche Lohnabrechnung benötigst du:

Lohnsoftware oder Modul (Bexio Lohn, Abacus, Banana Lohn)
Quellensteuer-Tabellen (für B-Ausweis-Angestellte)
Swissdec-Meldungen: Jährliche Lohnmeldung an AHV, SUVA, Steueramt
Lohnausweis für jeden Angestellten bis Ende Januar des Folgejahres

Was enthält ein Lohnzettel?

Bruttolohn
Abzüge: AHV/IV/EO, ALV, BVG (AN-Anteil), KTG (AN-Anteil), Quellensteuer
Nettolohn (Auszahlung)

8. Quellensteuer (für Ausländer mit B/L-Ausweis)

Prüfen ob Angestellter B-, L- oder C-Ausweis hat
Bei B/L: Quellensteuer einbehalten und monatlich abführen
Zuständige kantonale Steuerbehörde informieren
Software-Tabellen mit aktuellen Quellensteuertarifen nutzen

9. Arbeitsgesetz-Konformität

Das Schweizer Arbeitsgesetz (ArG) schreibt vor:

Höchstarbeitszeit: 45h/Woche (industriell), 50h/Woche (andere)
Mindestruhezeit: 11h zwischen Arbeitstagen
Sonntagsarbeit: Nur mit Bewilligung (Ausnahmen für bestimmte Branchen)
Pausen: ab 5.5h Arbeit 15 Min., ab 7h 30 Min., ab 9h 1h
Zeiterfassung: Pflicht für alle Angestellten (ArG Art. 46)

10. Weitere Versicherungen prüfen

Berufshaftpflicht: Deckt Schäden, die Angestellte bei Kunden verursachen
Inventarversicherung: Schutz für Arbeitsmittel der Angestellten

Gesamtkosten eines Angestellten: Beispielrechnung

Angestellter mit CHF 70'000 Bruttolohn:

Posten	CHF/Jahr
Bruttolohn Angestellter	70'000
AHV/IV/EO Arbeitgeber (5.55%)	3'885
ALV Arbeitgeber (1.1%)	770
FAK Arbeitgeber (ca. 2%)	1'400
BVG Arbeitgeber (ca. 8%)	5'600
UVG Berufsunfall (0.3%)	210
UVG Nichtberufsunfall (1%)	700
KTG Arbeitgeber (50% von 1.5%)	525
Gesamtkosten Arbeitgeber	83'090
Lohnnebenkosten (%)	18.7%

Häufige Fehler beim ersten Angestellten

AHV-Anmeldung vergessen: Rückwirkende Nachzahlungen + Bussen
BVG-Anschluss zu spät: Pflicht ab Eintrittsdatum, nicht rückwirkend heilbar
Kein schriftlicher Vertrag: Bei Streitigkeiten nachteilig für Arbeitgeber
GAV nicht beachtet: Viele Branchen haben verbindliche Mindestlöhne
Arbeitszeit nicht erfasst: ArG-Verstoss, Bussen bis CHF 30'000

Fazit: Gut vorbereitet startest du als Arbeitgeber sicher

Die erste Anstellung ist ein bedeutender Schritt für dein Unternehmen. Mit dieser Checkliste vermeidest du die häufigsten Fehler. Ein Treuhänder oder HR-Spezialist kann die Lohnabrechnung und Meldepflichten für dich übernehmen – die Kosten (CHF 100–300/MA/Monat) sind gut investiert.

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