Die erste eigene Lohnabrechnung als Arbeitgeber kann überwältigend sein. Zwischen AHV-Abzügen, BVG-Beiträgen und kantonalen Quellensteuer-Regelungen verliert man schnell den Überblick. Viele neue Unternehmer machen teure Fehler, die später zu Nachzahlungen und Bußen führen. Dieser Guide zeigt dir Schritt für Schritt, wie du korrekte Lohnabrechnungen erstellst, welche Software sich lohnt und wie du die häufigsten Stolperfallen vermeidest. Am Ende sparst du Zeit, Geld und Nerven.

Was bedeutet Lohnabrechnung in der Schweiz?

Eine Lohnabrechnung ist die monatliche Aufstellung aller Lohnbestandteile, Abzüge und des Nettolohns für jeden Mitarbeitenden. Sie dient als Nachweis gegenüber dem Angestellten und als Grundlage für Meldungen an Sozialversicherungen und Steuerbehörden.

Das Schweizer System unterscheidet sich fundamental von anderen Ländern durch das Drei-Säulen-Prinzip bei der Altersvorsorge. Die erste Säule (AHV/IV) ist obligatorisch für alle, die zweite Säule (BVG) wird ab einem Jahreslohn von CHF 22'050 pflicht. Dazu kommen kantonale Besonderheiten bei der Quellensteuer und branchenspezifische Gesamtarbeitsverträge (GAV).

Rechtliche Grundlagen

Das Obligationenrecht (OR) verpflichtet Arbeitgeber in Artikel 323b zur ordnungsgemäßen Lohnabrechnung. Zusätzlich gelten die Sozialversicherungsgesetze (AHVG, BVG, UVG) und das Arbeitsgesetz (ArG). Diese Bestimmungen regeln nicht nur die Abrechnung selbst, sondern auch Fristen und Meldepflichten.

Besonders relevant für Arbeitgeber sind die monatlichen AHV-Abrechnungen bis zum 25. des Folgemonats und der Jahresabschluss bis 31. Januar. Lohnausweise müssen bis Ende Februar ausgehändigt werden. Bei Verstößen drohen Verzugszinsen von 5% und Bußen bis CHF 500.

Voraussetzungen und Anforderungen

Rechtliche Anmeldungen

Bevor du den ersten Lohn auszahlen kannst, musst du dich bei mehreren Stellen anmelden. Die AHV-Ausgleichskasse ist innerhalb 30 Tagen nach der ersten Anstellung zu kontaktieren. Dort erhältst du eine Betriebsnummer und Zugang zum ELM-System (Elektronische Lohnmeldung).

Parallel benötigst du eine UVG-Versicherung bei der SUVA oder einem privaten Anbieter. Diese deckt Berufsunfälle und Berufskrankheiten ab. Bei ausländischen Mitarbeitenden ohne C-Bewilligung musst du dich zusätzlich bei der kantonalen Quellensteuer-Verwaltung anmelden.

Administrative Voraussetzungen

Vollständige Arbeitsverträge sind das Fundament jeder korrekten Lohnabrechnung. Diese müssen alle Lohnbestandteile definieren: Grundlohn, mögliche Zulagen, 13. Monatslohn und Spesenpauschalen. Ohne diese Angaben ist eine rechtssichere Abrechnung unmöglich.

Die AHV-Nummer aller Mitarbeitenden ist zwingend erforderlich. Neue Angestellte erhalten diese beim Gemeindeamt oder online. Bankverbindungen für Lohnüberweisungen und eine sichere Datenspeicherung (Aufbewahrungspflicht 10 Jahre) komplettieren die Grundausstattung.

Software und Infrastruktur

Eine professionelle Lohnsoftware ist bei mehr als zwei Mitarbeitenden unerlässlich. Sie muss Schweizer Sozialversicherungsbestimmungen beherrschen, automatische Berechnungen durchführen und ELM-fähig sein. Excel-Tabellen reichen schnell nicht mehr aus und bergen hohe Fehlerrisiken.

Kosten im Überblick

Einmalige Kosten

Position	Kosten (CHF)	Bemerkung
AHV-Anmeldung	0	Kostenlos
UVG-Anmeldung	0	Kostenlos
Lohnsoftware Setup	200-800	Je nach Anbieter
Schulung/Beratung	500-2'000	Optional aber empfohlen

Laufende Kosten pro Monat

Position	Kosten (CHF)	Bemerkung
Lohnsoftware	15-50 pro MA	Klara, Sage, Abacus
Treuhänder komplett	80-150 pro MA	Bei Vollauslagerung
AHV-Verwaltungskosten	0.06% der Lohnsumme	Automatisch berechnet
SUVA-Grundgebühr	60-120	Je nach Betriebsgröße

Zusatzkosten bei Fehlern

Position	Kosten (CHF)	Bemerkung
AHV-Mahnung	30-100	Bei verspäteter Zahlung
Verzugszinsen	5% p.a.	Auf alle überfälligen Beträge
Revision/Korrektur	150-300	Jährliche Kontrolle Treuhänder

Einkommen und Verdienstmöglichkeiten

Als Fachkraft im Lohnwesen oder mit eigener Buchhaltung kannst du erhebliche Einsparungen erzielen. Die Stundensätze für externe Dienstleister bewegen sich zwischen CHF 80-180, je nach Erfahrung und Komplexität.

Interne vs. externe Lohnabrechnung

Bei der Entscheidung zwischen interner Abwicklung und Auslagerung spielen Betriebsgröße und Komplexität eine zentrale Rolle. Kleine Betriebe mit standardisierten Löhnen können oft kostengünstig selbst abrechnen.

Beispielrechnung 5 Mitarbeitende

Interne Lösung:

• Lohnsoftware: CHF 200/Monat
• Eigenaufwand: 3 Stunden × CHF 60 = CHF 180
• Total: CHF 380/Monat

Externe Lösung:

• Treuhänder: 5 × CHF 120 = CHF 600/Monat
• Ersparnis intern: CHF 220/Monat oder CHF 2'640/Jahr

Beispielrechnung 20 Mitarbeitende

Interne Lösung:

• Lohnsoftware: CHF 800/Monat
• Teilzeit-Lohnbuchhalter (60%): CHF 3'000/Monat
• Total: CHF 3'800/Monat

Externe Lösung:

• Treuhänder: 20 × CHF 100 = CHF 2'000/Monat
• Bei dieser Größe wird extern günstiger

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Vorbereitung vor dem ersten Lohn

Kontaktiere zuerst die AHV-Ausgleichskasse deines Kantons. Die Anmeldung ist kostenlos und dauert meist 2-3 Werktage. Du erhältst eine Betriebsnummer und Zugangsdaten für das ELM-System. Diese benötigst du für alle zukünftigen Meldungen.

Parallel schließt du die UVG-Versicherung ab. Bei Büroarbeitsplätzen reicht meist die SUVA, bei höheren Risiken sind private Anbieter oft günstiger. Die Prämien variieren je nach Branche zwischen 0.1% und 3% der Lohnsumme.

2. Software evaluieren und einrichten

Für Kleinbetriebe (1-5 Mitarbeitende) eignen sich Lösungen wie Klara (CHF 29/Monat) oder Run my Accounts (CHF 25/Monat). Mittlere Betriebe profitieren von Sage 50 (CHF 60-120/Monat) oder Abacus (CHF 80-200/Monat).

Die Software-Einrichtung umfasst die Erfassung von Firmenangaben, Sozialversicherungsnummern und Verbindung zu deinem Online-Banking. Die meisten Anbieter bieten kostenlose Einführungsschulungen an.

3. Stammdaten erfassen

Jeder Mitarbeitende benötigt einen vollständigen Datensatz: Personalien, AHV-Nummer, Geburtsdatum, Wohnadresse und Zivilstand. Bei ausländischen Angestellten ist die Bewilligungsart (B, C, L, G) entscheidend für die Quellensteuer.

Die Lohnbestandteile definierst du gemäß Arbeitsvertrag: Grundlohn, regelmäßige Zulagen, 13. Monatslohn und eventuelle Spesenpauschalen. Auch Naturalleistungen wie Firmenwagen oder Personalkantine sind zu erfassen.

4. Erste Lohnabrechnung erstellen

Beginne mit der Erfassung der geleisteten Arbeitszeit. Überstunden werden meist mit Zuschlägen von 25-50% vergütet, außer der GAV sieht andere Regelungen vor. Absenzen wegen Krankheit oder Militärdienst sind separat zu dokumentieren.

Der Bruttolohn besteht aus Grundlohn plus variablen Bestandteilen. Von diesem ziehst du die Sozialversicherungsabzüge ab: AHV/IV/EO (5.3%), ALV (1.1% bis CHF 148'200), NBU (0.5%) und BVG je nach Alter (3.5-9%).

5. Meldungen und Zahlungen

Die monatliche AHV-Abrechnung ist bis zum 25. des Folgemonats fällig. Das ELM-System berechnet automatisch alle Beiträge und erstellt die Rechnung. Bei elektronischer Zahlung gewähren viele Ausgleichskassen einen Skonto von 0.5%.

Quellensteuer bei ausländischen Mitarbeitenden ist bis zum 15. des Folgemonats zu überweisen. Die Tarife variieren je nach Kanton, Zivilstand und Anzahl Kinder erheblich.

Häufige Fehler vermeiden

1. Verspätete AHV-Anmeldung

Fehler: Mitarbeitende ohne AHV-Anmeldung beschäftigen oder die 30-Tage-Frist überschreiten.

Lösung: Sofort nach Vertragsunterzeichnung bei der Ausgleichskasse melden. Online-Anmeldungen sind oft schneller als der Postweg.

Konsequenz: Bußen von CHF 100-500 sind möglich. Bei schweren Verstößen kann die Ausgleichskasse Sicherheiten verlangen.

2. Falsche BVG-Koordination

Fehler: BVG-Abzüge bei Löhnen unter CHF 22'050 oder falsche Altersklassen verwenden.

Lösung: Jährlich die aktuellen Grenzbeträge überprüfen. Die BVG-Pflicht beginnt am 1. Januar nach Vollendung des 17. Altersjahres für die Risikoleistungen, ab 25 Jahren auch für Altersleistungen.

Tool: Nutze den BVG-Rechner deiner Pensionskasse für komplexe Fälle wie Teilzeitarbeit oder Jobwechsel.

3. Quellensteuer-Chaos

Fehler: Veraltete Tarife verwenden oder Änderungen bei Zivilstand nicht berücksichtigen.

Lösung: Software mit automatischen Updates nutzen. Bei Heirat, Scheidung oder Geburt von Kindern müssen die Tarife angepasst werden.

Praxis-Tipp: Führe eine Checkliste für persönliche Änderungen der Mitarbeitenden. Diese wirken sich oft direkt auf die Steuerlast aus.

4. Unvollständige Dokumentation

Fehler: Überstunden, Spesen oder Naturalleistungen nicht korrekt erfassen.

Lösung: Alle geldwerten Vorteile sind steuerbar. Dazu gehören Firmenfahrzeuge (Privatnutzung), vergünstigte Mitarbeiteressen oder Weiterbildungen.

Rechtssicherheit: 10 Jahre Aufbewahrungspflicht für alle Lohndokumente. Digitale und physische Kopien sind gleichwertig.

5. Vergessener 13. Monatslohn

Fehler: Jahresendgratifikationen nicht in die Sozialversicherung einbeziehen.

Lösung: Auch unregelmäßige Zahlungen wie Boni oder Prämien sind beitragspflichtig. Diese werden meist im Dezember oder anteilsmäßig bei Austritt abgerechnet.

Timing: Der 13. Monatslohn kann auf das ganze Jahr verteilt oder in einer Summe ausbezahlt werden. Beide Varianten sind steuerlich gleichwertig.

6. UVG-Klassifizierung ignorieren

Fehler: Falsche Risikoklasse bei der SUVA angeben oder Prämiensätze nicht aktualisieren.

Lösung: SUVA-Betriebsbesichtigung durchführen lassen. Präventionsmaßnahmen können die Prämien um 10-30% senken.

Geld sparen: Sicherheitsschulungen, Ergonomie-Maßnahmen und Unfallprävention werden belohnt.

Weiterführende Artikel

• Erfolgsrechnung erstellen: Guide Schweiz 2026
• Freizügigkeitskonto: Leitfaden Schweiz 2026
• Offerte erstellen Schweiz: Rechtssicher Guide 2026
• Steuern für Selbständige in der Schweiz: Kompletter Guide 2026
• Brevo E-Mail-Marketing für Selbständige Schweiz Guide

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Muss ich bei jedem Mitarbeitenden eine Lohnabrechnung erstellen?

Ja, jeder Mitarbeitende hat Anspruch auf eine detaillierte monatliche Lohnabrechnung, unabhängig von der Lohnhöhe oder dem Beschäftigungsgrad. Selbst bei geringfügigen Beschäftigungen ab CHF 450 pro Jahr müssen AHV-Beiträge abgeführt werden. Die Abrechnung muss alle Lohnbestandteile, Sozialversicherungsabzüge und den Nettolohn transparent ausweisen. Ausnahmen gelten nur für Familienmitglieder unter 18 Jahren, die im gleichen Haushalt leben und deren Jahreslohn CHF 750 nicht übersteigt.

Ab welchem Lohn wird die berufliche Vorsorge (BVG) abgezogen?

BVG-Beiträge sind ab einem Jahreslohn von CHF 22'050 obligatorisch. Allerdings wird nicht der gesamte Lohn versichert, sondern nur der Betrag über dem Koordinationsabzug von CHF 25'725. Bei einem Jahreslohn von CHF 60'000 sind also CHF 34'275 BVG-versichert. Die Beitragssätze staffeln sich nach Alter: 25-34 Jahre zahlen 7%, 35-44 Jahre 10%, 45-54 Jahre 15% und 55-65 Jahre 18%. Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich diese Kosten meist fifty-fifty.

Wie hoch sind die gesamten Sozialversicherungsabzüge?

Die Sozialversicherungsabzüge betragen für Arbeitnehmer insgesamt etwa 12-14% des Bruttolohns. Konkret: AHV/IV/EO 5.3%, Arbeitslosenversicherung 1.1% (nur bis CHF 148'200 Jahreslohn), Nichtbetriebsunfall 0.5-1% und BVG je nach Alter 3.5-9%. Der Arbeitgeber zahlt dieselben Beträge zusätzlich, wodurch die Lohnnebenkosten für den Betrieb etwa 20-25% des Bruttolohns ausmachen. Bei ausländischen Angestellten kommt die Quellensteuer hinzu, die je nach Kanton und Familiensituation stark variiert.

Was passiert bei verspäteter AHV-Abrechnung und wie vermeide ich das?

Verspätete AHV-Abrechnungen führen zu Verzugszinsen von 5% pro Jahr auf den gesamten ausstehenden Betrag. Ab 30 Tagen Verspätung fallen zusätzlich Mahngebühren von CHF 30-100 an. Bei wiederholten Verstößen können Bußen bis CHF 500 und im Extremfall Betriebskontrollen drohen. Um dies zu vermeiden, nutze elektronische Kalendereinträge oder automatische E-Mail-Erinnerungen. Die meisten Lohnsoftware-Programme bieten Dashboard-Funktionen mit Fristenübersicht. Als Backup empfiehlt sich ein monatlicher Termin am 20. für alle Meldungen und Zahlungen.

Lohnt sich die Auslagerung an einen Treuhänder oder sollte ich selbst abrechnen?

Die Entscheidung hängt von Betriebsgröße, Komplexität und verfügbarer Zeit ab. Bei 1-5 Mitarbeitenden mit Standardlöhnen ist eine Software-Lösung meist kostengünstiger (CHF 200-400/Monat vs. CHF 400-750 beim Treuhänder). Ab 6-10 Mitarbeitenden oder bei komplexen Strukturen (mehrere GAV, Expatriates, variable Löhne) wird externe Hilfe wirtschaftlich sinnvoll. Bedenke: Du bleibst auch bei Auslagerung rechtlich verantwortlich für korrekte Angaben und pünktliche Zahlungen. Ein Mittelweg ist die Hybridlösung: Software für die Abrechnung, Treuhänder für Jahresabschluss und komplizierte Fälle.

Welche Lohnsoftware eignet sich am besten für Schweizer KMU?

Für Startups und Kleinstbetriebe (1-5 MA) sind Klara (CHF 29/Monat), Run my Accounts (CHF 25/Monat) oder BusPay (CHF 35/Monat) empfehlenswert. Diese bieten alle Grundfunktionen mit automatischen Updates der Sozialversicherungstarife. Mittlere Betriebe (6-50 MA) profitieren von Sage 50 (CHF 60-150/Monat) oder Abacus (CHF 100-300/Monat) mit erweiterten Funktionen wie Zeiterfassung-Integration und detailliertem Reporting. Wichtig: Die Software muss ELM-fähig sein und Schweizer Besonderheiten wie 13. Monatslohn, GAV-Zulagen und kantonale Quellensteuer-Unterschiede beherrschen.

Wie erstelle ich korrekte Lohnausweise und was muss drauf stehen?

Lohnausweise müssen bis spätestens Ende Februar des Folgejahres an alle Mitarbeitenden abgegeben werden. Sie enthalten sämtliche steuerbare Leistungen: Bruttolohn, 13. Monatslohn, Gratifikationen, geldwerte Vorteile (Firmenwagen-Privatnutzung, vergünstigte Mitarbeiteressen). Nicht steuerbar sind echte Spesenersätze gegen Beleg, UVG-Taggelder und Mutterschaftsentschädigungen. Die Software generiert diese meist automatisch basierend auf den Monatsdaten. Bei Unklarheiten über steuerbare Leistungen konsultiere die kantonale Steuerverwaltung oder einen Treuhänder. Fehlerhafte Lohnausweise können später zu aufwendigen Korrekturen führen.

Fazit

Die Lohnabrechnung in der Schweiz erfordert gründliche Vorbereitung und kontinuierliche Aufmerksamkeit für Details. Mit den richtigen Grundlagen, einer passenden Software und einem systematischen Vorgehen meisterst du diese Aufgabe erfolgreich.

Die Investition in eine professionelle Lösung zahlt sich langfristig aus. Egal ob interne Software oder externe Betreuung – beide Wege können wirtschaftlich sinnvoll sein. Entscheidend ist deine Betriebsgröße, die Komplexität der Lohnstrukturen und deine verfügbare Zeit.

Vergiss nicht die rechtlichen Pflichten: 10 Jahre Aufbewahrung aller Dokumente, pünktliche Meldungen und korrekte Berechnungen sind nicht verhandelbar. Mit diesem Wissen vermeidest du teure Fehler und konzentrierst dich auf dein Kerngeschäft.

Nächste Schritte: Beginne mit der AHV-Anmeldung bei deiner kantonalen Ausgleichskasse und teste verschiedene Software-Lösungen kostenlos. Bei Fragen zur Umsetzung oder komplexen Fällen scheue dich nicht, einen erfahrenen Treuhänder zu konsultieren.