Einfache Buchhaltung in der Schweiz erschreckt viele Selbständige unnötig. Dabei ist diese Form der Buchführung nicht nur gesetzlich vollkommen ausreichend für kleine Unternehmen, sondern auch deutlich unkomplizierter als gedacht. Nach Obligationenrecht Artikel 957 müssen alle Schweizer Einzelfirmen und Personengesellschaften eine Buchhaltung führen – die einfache Form reicht bis CHF 500'000 Jahresumsatz völlig aus.

In diesem Guide lernst du Schritt für Schritt, wie du deine Buchhaltung legal und effizient selbst führst. Du erfährst, welche Software sich bewährt hat, was die Buchhaltung wirklich kostet und wie du typische Anfängerfehler vermeidest. Das Ziel: Eine saubere, steuerrechtlich korrekte Buchhaltung mit minimalem Zeitaufwand.

Die Zielgruppe sind Einzelfirmen und kleine Unternehmen unter CHF 500'000 Umsatz, die ihre Buchhaltung selbst machen möchten statt CHF 2'000-4'000 jährlich an einen Treuhänder zu zahlen.

Was bedeutet einfache Buchhaltung in der Schweiz?

Die einfache Buchhaltung ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kombiniert mit einem Vermögensverzeichnis. Anders als die doppelte Buchhaltung erfasst du nur, was tatsächlich in dein Geschäft hineinfliesst oder hinausgeht – ohne komplexe Bilanzierung.

Rechtliche Grundlage: Das Obligationenrecht definiert in Artikel 957 und 958 die Mindestanforderungen. Du musst alle Geschäftsvorfälle chronologisch erfassen und ein Verzeichnis deines Vermögens führen. Die Form ist frei wählbar – Excel reicht völlig aus, solange alles nachvollziehbar dokumentiert ist.

Abgrenzung zur doppelten Buchhaltung: Diese wird ab CHF 500'000 Jahresumsatz oder bei Eintragung ins Handelsregister mit mehr als 10 Vollzeitstellen Pflicht. Die doppelte Buchhaltung erfordert Bilanz und Erfolgsrechnung, die einfache nur eine Gewinn-Verlust-Aufstellung.

Schweizer Besonderheiten unterscheiden sich deutlich von anderen Ländern. Die Integration mit AHV-Pflichten ist nahtlos möglich, die MWST-Kompatibilität ist gegeben und die kantonalen Steuerverwaltungen akzeptieren verschiedene Formate.

Für Selbständige ist die einfache Buchhaltung meist völlig ausreichend. Sie bietet Zeitersparnis, Kostenreduktion und einfache Kontrolle über die Geschäftsfinanzen. Die Grenzen: Komplexe Analysen oder detailliertes Controlling sind nicht möglich – dafür ist sie aber auch nicht gedacht.

Voraussetzungen und rechtliche Anforderungen

Rechtliche Voraussetzungen sind überschaubar. Du brauchst eine Einzelfirma oder Personengesellschaft mit weniger als CHF 500'000 Jahresumsatz. Eine Eintragung ins Handelsregister ist nicht erforderlich, aber möglich. Wichtig: Die Buchführungspflicht beginnt mit dem ersten Geschäftstag, nicht erst bei einem bestimmten Umsatz.

Finanzielle Voraussetzungen sind minimal. Ein separates Geschäftskonto ist zwar empfohlen, aber nicht Pflicht. Du solltest grundlegende Software- oder Excel-Kenntnisse mitbringen. Das Budget für Tools bewegt sich zwischen CHF 0-100 pro Monat, je nachdem ob du mit kostenlosen Lösungen startest oder Premium-Software wählst.

Organisatorische Anforderungen sind entscheidend für den Erfolg. Du benötigst ein funktionierendes Belegablage-System – digital oder physisch. Regelmässige Erfassung ist Pflicht, monatlich ist empfehlenswert. Eine Backup-Strategie für digitale Daten schützt vor Datenverlust, der rechtliche Probleme verursachen kann.

Versicherungen speziell für die Buchhaltung brauchst du nicht. Bei Beratungstätigkeiten ist jedoch eine Berufshaftpflicht sinnvoll, da Fehler in der Buchhaltung zu Vermögensschäden bei Dritten führen können.

Ausbildung und Kenntnisse: Ein Grundverständnis für Einnahmen und Ausgaben reicht aus. Basiswissen in Excel oder Buchhaltungssoftware ist hilfreich. Optional kannst du einen Buchhaltungskurs für CHF 200-800 besuchen – viele Schweizer Volkshochschulen bieten diese an.

Kosten im Überblick

Kostenpunkt	Einmalig (CHF)	Jährlich (CHF)	Beschreibung
Software
Excel/Numbers	0	0	Kostenlose Vorlagen verfügbar
Banana Accounting	0	0	Gratis für einfache Buchhaltung
Klara	0	180-600	Je nach gewähltem Paket
Bexio	0	348-948	Komplettlösung mit CRM
Hardware/Setup
Scanner/App	0-200	0	Für digitale Belegerfassung
Ordnersystem	20-50	10-20	Physische Ablage als Backup
Beratung
Treuhänder Setup	200-500	0	Einmalige Einrichtungsberatung
Laufende Unterstützung	0	500-2'000	Optional bei Problemen
Weiterbildung
Online-Kurs	50-200	0	Grundlagen selbst lernen
Total Minimum	20	10	DIY-Lösung mit Excel
Total Empfohlen	270	538	Mit Software + Setup-Beratung

Kostenanalyse: Der Return on Investment zeigt sich bereits ab 2-3 gesparten Stunden pro Monat. Ein Treuhänder kostet CHF 150-250 pro Stunde – wenn du monatlich 3 Stunden selbst investierst statt 2 Stunden Treuhänder zu bezahlen, sparst du CHF 1'800-3'000 jährlich.

Versteckte Kosten sind hauptsächlich Zeit für die Einarbeitung. Rechne mit 10-20 Stunden initial für Setup, Lernen und die ersten Buchungen. Diese Investition amortisiert sich aber bereits im ersten Jahr.

Zeitaufwand und Effizienz

Monatlicher Aufwand variiert zwischen 2-6 Stunden, abhängig von der Anzahl Belege und deiner Routine. Bei 20-50 Belegen pro Monat sind 2-3 Stunden realistisch. Unternehmen mit vielen Kleinbelegen benötigen mehr Zeit.

Einrichtungszeit beträgt 5-15 Stunden für komplettes Setup und Einarbeitung. Davon entfallen 3-5 Stunden auf Software-Einrichtung, 2-4 Stunden auf System-Setup und 5-8 Stunden aufs Lernen der Grundlagen.

Jahresabschluss dauert 4-8 Stunden in Eigenregie oder kostet CHF 500-1'500 beim Treuhänder. Die meisten Selbständigen schaffen den Jahresabschluss selbst, wenn die laufende Buchhaltung sauber geführt wurde.

Effizienz-Tipps reduzieren den Aufwand erheblich:

• Wöchentliche statt monatliche Erfassung reduziert den Gesamtaufwand
• Digitale Belege bevorzugen (Scanner-Apps nutzen)
• Kategorien standardisieren und nicht ständig ändern
• Automatisierung wo möglich (Bank-Import, wiederkehrende Buchungen)

Vergleich zu Treuhänder: Ein Vollservice kostet CHF 1'500-4'000 pro Jahr, während Eigenleistung nur CHF 500-1'500 kostet (inklusive Software und deiner Zeit). Der Break-Even liegt etwa bei CHF 30'000 Jahresumsatz – darunter lohnt sich meist der komplette Eigenaufwand.

Schritt-für-Schritt Anleitung

Schritt 1: Vorbereitung und Setup (Januar-Februar)

Eröffne ein Geschäftskonto bei deiner Hausbank oder einer günstigen Alternative. PostFinance bietet Geschäftskonten ab CHF 10 monatlich. Falls du kein separates Konto möchtest, verwende ein privates Konto ausschliesslich für geschäftliche Transaktionen.

Software auswählen und einrichten: Starte mit kostenlosen Lösungen wie Banana Accounting oder Excel-Vorlagen. Erstelle einen einfachen Kontenplan mit Kategorien wie "Büromaterial", "Fahrtkosten", "Telekom", "Honorare" und "Warenverkäufe".

Etabliere ein Ablagesystem mit digitalen und physischen Komponenten. Installiere eine Scanner-App wie CamScanner oder Adobe Scan für sofortige Digitalisierung unterwegs.

Schritt 2: Laufende Buchführung (ganzjährig)

Sammle alle Belege systematisch. Jeder Beleg wird sofort digitalisiert und in einen "Zu erfassen"-Ordner gelegt. Wöchentliche oder monatliche Erfassung verhindert Stress am Jahresende.

Erfasse Einnahmen nach Rechnungsdatum, nicht nach Zahlungseingang. Ausgaben verbuchst du nach tatsächlicher Zahlung. Diese Methode entspricht dem Schweizer Standard für einfache Buchhaltung.

Kategorisiere alle Buchungen nach Steuerrelevanz. Nicht abzugsfähige Ausgaben (Bussen, private Anteile) markierst du separat.

Schritt 3: MWST-Integration (quartalsweise)

Falls du MWST-pflichtig bist (ab CHF 100'000 Umsatz), markiere alle MWST-pflichtigen Buchungen. Weise Vorsteuern separat aus – sie reduzieren deine MWST-Schuld.

Bereite die Quartalsabrechnung einen Monat vor Fälligkeit vor. Die Überweisung muss bis zum 60. Tag nach Quartalsende erfolgen, sonst drohen Verzugszinsen von 5% pro Jahr.

Schritt 4: Monatliche Kontrollen

Gleiche jeden Monat deine Kontoauszüge mit den Buchungen ab. Offene Forderungen prüfst du systematisch – Schweizer Zahlungsmoral ist gut, aber Mahnungen sind manchmal nötig.

Überwache deine Liquidität und bilde Steuerrückstellungen. Lege 25-35% des Gewinns für Steuern zurück, je nach Kanton und Einkommen.

Schritt 5: Jahresabschluss (Januar/Februar Folgejahr)

Vervollständige alle Buchungen des Vorjahres bis spätestens 31. Januar. Erstelle das Vermögensverzeichnis mit allen geschäftlichen Assets und Schulden per 31. Dezember.

Leite die Gewinn-/Verlustrechnung ab – bei sauberer laufender Buchhaltung ist das ein Knopfdruck in der Software. Bereite alle Unterlagen für die Steuererklärung vor.

Schritt 6: Archivierung und Backup

Sichere alle digitalen Daten auf mindestens zwei verschiedenen Medien. Cloud-Backup (Google Drive, Dropbox) plus externe Festplatte sind bewährt.

Ordne physische Belege chronologisch oder nach Kategorien. Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht gilt auch digital. Bereite das System für das neue Jahr vor, indem du die Kategorien überprüfst und anpasst.

Häufige Fehler und Lösungen

Fehler 1: Unvollständige Belegsammlung Das grösste Problem ist die fehlende Systematik. Auch 5-CHF-Belege sind steuerlich relevant und können bei einer Kontrolle fehlen. Lösung: Verwende sofort eine Scanner-App und digitalisiere jeden Beleg. Erstelle eine Gewohnheit: Beleg erhalten → sofort scannen → in digitalen Ordner ablegen.

Fehler 2: Private und geschäftliche Ausgaben vermischen Viele Selbständige nutzen das gleiche Konto für alles. Das führt zu ungenauer Zuordnung und Steuerproblemen. Die Steuerverwaltung kann bei systematischen Fehlern Nachzahlungen und Bussen verhängen. Lösung: Separates Geschäftskonto oder strikte Trennung mit klaren Regeln für private Entnahmen.

Fehler 3: Falsche MWST-Behandlung Vorsteuern werden nicht geltend gemacht oder falsch berechnet. In der Schweiz gelten verschiedene Sätze: 7.7% Normalsatz, 2.5% reduziert, 3.7% für Beherbergung. Lösung: MWST-Status beim Steueramt klären und Software mit korrekter MWST-Funktion nutzen.

Fehler 4: Unregelmässige Buchführung Jahresende-Stress entsteht durch aufgeschobene Buchungen. Vergessene Belege führen zu unvollständigen Aufzeichnungen. Lösung: Feste Termine etablieren – jeden Samstag 30 Minuten oder am Monatsende 2-3 Stunden. Automatische Kalendererinnerungen helfen.

Fehler 5: Keine Rückstellungen für Steuern Steuern kommen in der Schweiz 1-2 Jahre später und verursachen Liquiditätsengpässe. Viele Selbständige vergessen, dass der Gewinn versteuert werden muss. Lösung: Monatlich 25-35% des Gewinns für Steuern zurücklegen auf ein separates Konto.

Fehler 6: Fehlende Sicherungskopien Datenverlust durch Computercrash oder defekte Festplatten vernichtet jahrelange Arbeit. Ohne Belege kann die Steuerverwaltung Schätzungen vornehmen, die meist ungünstig ausfallen. Lösung: Automatisches Cloud-Backup plus externe Festplatte, mindestens wöchentliche Sicherung.

Software-Empfehlungen für 2026

Kostenlose Lösungen eignen sich für den Einstieg perfekt. Excel oder Numbers mit Schweizer Vorlagen sind vollständig ausreichend für einfache Buchhaltung. Banana Accounting ist eine Schweizer Software, speziell für einfache Buchhaltung entwickelt. Wave Accounting funktioniert international, unterstützt aber auch Schweizer MWST.

Premium-Lösungen bieten mehr Komfort und Automatisierung:

Klara (CHF 15-50/Monat) ist ein Schweizer Anbieter mit perfekter MWST-Integration und direkter Treuhänder-Anbindung. Der Support spricht Deutsch und kennt Schweizer Besonderheiten.

Bexio (CHF 29-79/Monat) ist eine Komplettlösung mit CRM, Rechnungsstellung und Banking-Integration. Besonders für wachsende Unternehmen geeignet, da skalierbar bis zur doppelten Buchhaltung.

Abacus (ab CHF 40/Monat) richtet sich an professionellere Anwender. Die starke Integration mit Schweizer Banken und die Skalierbarkeit machen es zur Lösung für langfristig denkende Unternehmer.

Auswahlkriterien sollten sein: MWST-Funktionalität für Schweizer Verhältnisse, deutscher Support und Interface, automatische Backup-Funktionen, Export-Möglichkeiten für Steuerberater, mobile App für unterwegs und Integration mit Schweizer Banken wie UBS, Credit Suisse oder Kantonalbanken.

Weiterführende Artikel

• Buchhaltung für Selbständige
• Erfolgsrechnung erstellen
• Freizügigkeitskonto
• Einfache Gesellschaft gründen
• AHV Rente berechnen

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Bin ich zur einfachen Buchhaltung verpflichtet?

Ja, in der Schweiz ist jeder Selbständige zur Buchführung verpflichtet gemäss Obligationenrecht Artikel 957. Die einfache Buchhaltung reicht für Einzelfirmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000 Jahresumsatz völlig aus. Du musst alle Einnahmen, Ausgaben und dein Geschäftsvermögen systematisch dokumentieren. Die Form ist gesetzlich frei wählbar – eine Excel-Tabelle genügt, solange alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar erfasst sind. Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre für alle Belege und Aufzeichnungen.

Kann ich die Buchhaltung komplett selber machen?

Absolut, die einfache Buchhaltung ist für Laien durchaus machbar. Du brauchst nur Grundkenntnisse in Excel oder einer Buchhaltungssoftware plus systematisches Vorgehen. Wichtig ist, alle Belege zu sammeln, regelmässig zu erfassen und das Vermögensverzeichnis aktuell zu halten. Ein Treuhänder kann beim initialen Setup helfen (kostet CHF 200-500), danach schaffst du es problemlos selbst. Nur bei sehr komplexen Geschäftsmodellen oder ab CHF 500'000 Umsatz wird es schwieriger und professionelle Hilfe empfehlenswert.

Was passiert, wenn ich Fehler in der Buchhaltung mache?

Kleine Fehler sind völlig normal und jederzeit korrigierbar – die Steuerverwaltung zeigt sich bei ehrlichen Fehlern meist kulant. Problematisch wird es erst bei systematischen Fehlern oder wenn die Buchhaltung komplett unvollständig ist. Dann kann die Steuerverwaltung eigene Schätzungen vornehmen, die meist ungünstig für dich ausfallen. Strafen gibt es nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Die beste Lösung: Regelmässig kontrollieren, bei Unsicherheiten einen Treuhänder konsultieren und ein sauberes System von Anfang an etablieren.

Brauche ich zwingend ein separates Geschäftskonto?

Rechtlich ist ein separates Geschäftskonto nicht zwingend vorgeschrieben, aber sehr empfehlenswert für eine saubere Buchhaltung. Mit einem Geschäftskonto sind alle Transaktionen automatisch geschäftlich, private Entnahmen und Einlagen werden klar getrennt. Die Kosten von CHF 10-30 pro Monat amortisieren sich durch gesparte Zeit bei der Buchhaltung schnell. Alternative: Ein privates Konto ausschliesslich für das Geschäft verwenden. Wichtig ist nur: Niemals private und geschäftliche Transaktionen im selben Konto mischen, das führt zu Chaos bei der Buchführung und Problemen mit der Steuerverwaltung.

Wie bereite ich meine Steuererklärung mit der einfachen Buchhaltung vor?

Die einfache Buchhaltung ist die perfekte Vorbereitung für deine Steuererklärung. Du brauchst eine Gewinn-/Verlustrechnung (Einnahmen minus Ausgaben), ein aktuelles Vermögensverzeichnis und eine systematische Belegsammlung. Alle Geschäftsausgaben reduzieren deinen steuerbaren Gewinn. Wichtige Kategorien sind Büromaterial, Fahrtkosten, Weiterbildung, Versicherungen und Miete für Geschäftsräume. Tipp: Markiere bereits während des Jahres alle steuerrelevanten Ausgaben in deiner Software. Die meisten Buchhaltungsprogramme können automatisch Steuerberichte generieren, die du direkt in die Steuererklärung übernehmen kannst.

Wann muss ich von einfacher auf doppelte Buchhaltung wechseln?

Der Wechsel zur doppelten Buchhaltung wird ab CHF 500'000 Jahresumsatz zwingend vorgeschrieben. Zusätzlich ist sie Pflicht bei Eintragung ins Handelsregister mit mehr als 10 Vollzeitstellen oder bei bestimmten Rechtsformen wie AG oder GmbH. Du kannst aber auch freiwillig früher wechseln, wenn dein Geschäft komplexer wird und du detailliertere Analysen brauchst. Der Wechsel sollte auf einen Jahresbeginn geplant werden. Viele Softwarelösungen wie Bexio ermöglichen den nahtlosen Übergang ohne Datenverlust. Ein Treuhänder kann beim Wechsel helfen und kostet einmalig CHF 500-1'500.

Was kostet es, wenn ich einen Fehler bei der MWST mache?

MWST-Fehler können teuer werden, da die Eidgenössische Steuerverwaltung streng kontrolliert. Bei verspäteter Abrechnung fallen 5% Jahreszins an, bei nicht oder falsch deklarierter MWST können Bussen von 200-500% der Steuerschuld verhängt werden. Häufige Fehler sind falsche Sätze (7.7% statt 2.5%), nicht geltend gemachte Vorsteuern oder fehlende Quartalsabrechnungen. Korrekturen sind möglich: Bis zu 3 Jahre rückwirkend kannst du zu viel bezahlte MWST zurückfordern. Präventiv hilft eine Software mit korrekter MWST-Funktion und im Zweifelsfall eine Beratung beim Treuhänder für CHF 150-250 pro Stunde.

Fazit

Die einfache Buchhaltung in der Schweiz ist machbarer als die meisten Selbständigen befürchten. Mit der richtigen Software, systematischem Vorgehen und regelmässiger Pflege sparst du nicht nur CHF 1'500-4'000 jährlich gegenüber einem Treuhänder, sondern behältst auch die volle Kontrolle über deine Finanzen. Der monatliche Aufwand von 2-6 Stunden ist eine Investition, die sich bereits ab CHF 30'000 Jahresumsatz deutlich lohnt.

Deine nächsten Schritte für 2026:

1. Software auswählen – starte mit kostenlosen Lösungen wie Banana Accounting
2. Geschäftskonto eröffnen oder konsequente Trennung etablieren
3. Systematisches Ablagesystem einrichten (digital und physisch)
4. Mit der regelmässigen Erfassung beginnen – wöchentlich ist optimal
5. Bei Unsicherheiten: Treuhänder für einmaliges Setup konsultieren (CHF 200-500)

Die Rechtslage in der Schweiz ist klar: Du bist zur Buchführung verpflichtet, aber die einfache Form reicht völlig aus. Nutze diese Chance, um deine Finanzen selbst in der Hand zu behalten und gleichzeitig Geld zu sparen. Die Grundlagen lernst du in wenigen Wochen, die Zeitersparnis gegenüber einem Treuhänder merkst du sofort.

Weiterführende Themen: MWST-Registrierung, Steueroptimierung für Selbständige, Übergang zur doppelten Buchhaltung, digitale Belegverwaltung und Geschäftskonto-Vergleich Schweiz 2026.