Sind Selbständige in der Schweiz zur Zeiterfassung verpflichtet?

Selbständige ohne Angestellte haben keine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (ArG gilt nicht für Selbständige). Sobald du jedoch Angestellte beschäftigst, gilt das Arbeitsgesetz (ArG Art. 46): Du musst die Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden erfassen und die Aufzeichnungen mindestens 5 Jahre aufbewahren. Für die eigene Buchhaltung und Rechnungsstellung ist Zeiterfassung dennoch sehr sinnvoll.

Welches Zeiterfassungs-Tool ist am besten für Schweizer Selbständige?

Toggl Track ist der beliebteste kostenlose Einstieg: einfach, browserbasiert, gut für Freelancer. Wer Zeiterfassung mit Rechnungsstellung und Buchhaltung kombinieren will, greift zu Bexio (inkl. Zeiterfassung in den Pro/Business-Paketen). Für Angestellten-Zeiterfassung mit Schweizer Compliance empfehlen sich Specials wie Absento oder Personizer.

Wie lange müssen Arbeitszeitaufzeichnungen in der Schweiz aufbewahrt werden?

Gemäss Arbeitsgesetz (ArG Art. 46) müssen Arbeitszeitaufzeichnungen für Angestellte mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden. Für die eigene Zeiterfassung (als Basis für Rechnungen an Kunden) gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, aber aus buchhaltungstechnischen Gründen empfiehlt sich ebenfalls 10 Jahre (analog OR 958f).

Kann ich Zeiterfassung steuerlich abziehen?

Die Software-Kosten für Zeiterfassungs-Tools sind als Betriebsausgaben vollständig abziehbar. Die Zeit selbst (deine Arbeitszeit) ist nicht direkt steuerabziehbar – aber die genaue Zeiterfassung hilft dir, Projektkosten korrekt zu verrechnen und dein steuerpflichtiges Einkommen durch vollständige Kostenzuordnung zu optimieren.

Zeiterfassung Schweiz 2026: Pflicht & beste Tools

Zeiterfassung in der Schweiz – wer muss, wer sollte, und welches Tool passt? Dieser Guide klärt die rechtlichen Anforderungen und zeigt die besten Zeiterfassungs-Tools für Selbständige und KMU in der Schweiz.

Rechtliche Grundlagen: Zeiterfassungspflicht in der Schweiz

Für Selbständige ohne Angestellte

Das Schweizer Arbeitsgesetz (ArG) gilt nur für Arbeitnehmende, nicht für Selbständige. Als Einzelunternehmer ohne Angestellte bist du grundsätzlich nicht zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet.

Trotzdem ist Zeiterfassung aus folgenden Gründen sinnvoll:

Rechnungsstellung: Stundenbasierte Leistungen korrekt abrechnen
Rentabilität: Weisst du, ob dein Stundensatz realistisch ist?
Steueroptimierung: Nachweisbare Projektzeiten für Buchhaltung
Auftragsanalyse: Profitable von unrentablen Projekten unterscheiden

Für Selbständige mit Angestellten

Sobald du Mitarbeitende beschäftigst, greift das Arbeitsgesetz vollumfänglich. Art. 46 ArG verpflichtet dich zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten aller Angestellten:

Beginn und Ende der Arbeitszeit täglich erfassen
Pausen ab 15 Minuten Dauer dokumentieren
Aufzeichnungen 5 Jahre aufbewahren
Auf Verlangen der Aufsichtsbehörden (Kantone) vorlegen

Achtung: Verstösse gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht können zu Bussen bis CHF 30'000 führen.

Vereinfachte Zeiterfassung (seit 2016)

Seit der ArG-Revision 2016 können Betriebe mit dem Seco eine vereinfachte Zeiterfassung vereinbaren – aber nur wenn:

Angestellte hohes Eigenverantwortungsniveau haben
Ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV) dies vorsieht
Eine entsprechende Betriebsvereinbarung besteht

Für die meisten Kleinunternehmen und Selbständigen ist das nicht relevant.

Die besten Zeiterfassungs-Tools für die Schweiz

1. Toggl Track – Kostenloser Freelancer-Klassiker

Toggl Track ist der weltweite Standard für Freelancer und Selbständige. Einfach, kostenlos, browserbasiert.

Stärken:

Gratis für bis zu 5 Nutzer (Starter-Plan)
One-Click-Zeiterfassung im Browser oder per App
Projekte und Kunden zuordnen
Berichte für Rechnungsstellung exportieren (CSV, PDF)
Integration mit 100+ Tools (Slack, Jira, Google Calendar)

Schwächen:

Kein Schweizer MWST-Modul
Rechnungsstellung nicht integriert (separates Tool nötig)
Erweiterte Funktionen ab USD 10/Nutzer/Monat

Für wen: Freelancer, die einfach und gratis ihre Stunden tracken wollen

2. Clockify – Kostenlose Zeiterfassung mit Teams

Clockify ist eine vollständig kostenlose Alternative zu Toggl – besonders stark für kleine Teams.

Stärken:

Kostenlos (unbegrenzte Nutzer im Gratis-Plan)
Zeiterfassung, Projektübersicht, Berichte
Kioskmodus für physische Zeiterfassung (z.B. Empfang)
Web, Desktop, Mobile verfügbar

Schwächen:

Erweiterte Features (Approval, GPS) erst in bezahlten Plänen
Keine Schweizer Buchhaltungsintegration

Für wen: Kleine Teams und Agenturen mit Budgetfokus

3. Bexio – Zeiterfassung integriert mit Buchhaltung

Bexio ist die stärkste Schweizer Gesamtlösung: Zeiterfassung, Projektmanagement, Rechnungsstellung und Buchhaltung in einem.

Stärken:

Direkte Verknüpfung Zeit → Rechnung (kein manueller Export)
MWST-konforme Rechnungen automatisch aus Zeiteinträgen
Mitarbeiter-Zeiterfassung für KMU inklusive
Schweizer Datenhaltung
Mobile App

Schwächen:

Kostenpflichtig (ab CHF 59/Monat für Zeiterfassung + Rechnungen im Pro-Plan)
Für reine Zeiterfassung überdimensioniert

Für wen: Selbständige und KMU, die Zeiterfassung direkt mit Abrechnung verbinden wollen

→ Bexio 30 Tage gratis testen

4. Harvest – Zeiterfassung mit Rechnungsstellung

Harvest kombiniert Zeiterfassung mit integrierter Rechnungsstellung – eine beliebte Wahl für Agenturen.

Stärken:

Sehr gute Rechnungsintegration aus Zeiten
Projektbudget-Tracking
Approval-Workflows für Teams
Gute Integrationen (Slack, Asana, Basecamp)

Schwächen:

Kein Schweizer MWST-Modul
Preise: ab USD 12/Nutzer/Monat
Datenhaltung in USA

Für wen: International tätige Agenturen und Berater

5. Absento – Schweizer Lösung für Absenzen und Zeiten

Absento ist eine Schweizer HR-Software mit Zeiterfassung, Ferienplanung und Absenzverwaltung – primär für KMU mit Angestellten.

Stärken:

Swiss-made, Datenhaltung in der Schweiz
Konforme Zeiterfassung nach ArG
Ferienplanung, Arbeitszeitmodelle, Überzeiten
Gut für Compliance-kritische Branchen

Schwächen:

Kein Freelancer-Fokus
Teurer als internationale Alternativen

Für wen: KMU mit 5–100 Angestellten, Compliance-Fokus

6. Excel/Google Sheets – Für wenige Projekte

Für Selbständige mit 2–3 Kunden und überschaubaren Stundenvolumen ist eine simple Tabelle oft ausreichend.

Vorlage für Zeiterfassung in Excel:

Datum	Projekt	Beschreibung	Start	Ende	Stunden	Verrechenbar
28.03.2026	Kunde A	Website-Analyse	09:00	11:30	2.5	Ja

Für wen: Einzel-Selbständige mit wenigen Projekten, die keine Software-Kosten möchten

Vergleichstabelle: Zeiterfassung Schweiz

Tool	Preis	Gratis-Plan	Rechnungsintegration	Teams	CH-Compliance
Toggl Track	USD 0–18/Mon	✅ (5 Nutzer)	❌	✅	⚠️
Clockify	USD 0–14/Mon	✅ (unbegrenzt)	❌	✅	⚠️
Bexio	CHF 59+/Mon	❌	✅	✅	✅
Harvest	USD 12+/Mon	⚠️ (1 Nutzer)	✅	✅	⚠️
Absento	CHF 4+/MA/Mon	❌	❌	✅	✅
Excel	Gratis	✅	❌	❌	✅

So findest du den richtigen Stundensatz

Zeiterfassung ist nur sinnvoll, wenn du weisst, was deine Stunde wert ist. Als Selbständiger in der Schweiz sollte dein Stundensatz folgende Kosten abdecken:

Minimaler Stundensatz-Rechner:

Posten	Monatlich CHF
Gewünschter Nettolohn	7'000
AHV/IV/EO (10.6%)	742
Krankenversicherung	500
Berufshaftpflicht	100
Büro/IT/Tools	200
Weiterbildung/Reserven	200
Total Monatsbedarf	8'742
Fakturierbare Stunden/Monat (ca. 60%)	100 h
Mindeststundensatz	CHF 88/h

Zum Vergleich: Durchschnittliche Stundensätze Selbständiger in der Schweiz liegen bei CHF 80–250/h je nach Branche und Erfahrung.

Zeiterfassung und Steuern: Was du abziehen kannst

Die Kosten für Zeiterfassungs-Software sind als Betriebsausgaben steuerabziehbar. Das gilt für:

Software-Abonnements (Toggl, Clockify, Bexio etc.)
Hardware (Tablet für Zeiterfassungs-Kiosk)
Einrichtungskosten für Zeiterfassungssysteme

Detailinfos: Steuern für Selbständige Schweiz

Fazit: Toggl Track für Einsteiger, Bexio für Profis

Wer einfach und kostenlos einsteigen will: Toggl Track ist der Standard für Schweizer Freelancer. Wer Zeiterfassung direkt mit Rechnungsstellung und Buchhaltung verbinden will: Bexio ist die beste Schweizer Gesamtlösung.

Für Selbständige mit Angestellten: Unbedingt eine ArG-konforme Lösung wählen – die Bussen bei Nichteinhaltung übersteigen die Softwarekosten bei weitem.

Weiterführende Artikel: