Selbständig als Virtual Assistant in der Schweiz: Guide 2026

Virtual Assistant ist einer der zugänglichsten Einstiege in die Selbständigkeit. Du brauchst keinen Abschluss, kein Startkapital, kein Büro. Nur einen Computer, Internetverbindung und die Bereitschaft, für Kunden nützlich zu sein.

Was ist ein Virtual Assistant?

Ein VA macht für Kunden das, wofür sie keine Zeit haben — remote. Das kann sehr unterschiedlich sein:

Administrative Tätigkeiten:

• E-Mail-Management und -beantwortung
• Terminplanung und Kalender
• Reisebuchungen
• Dokumente erstellen und formatieren

Digitale Aufgaben:

• Social-Media-Planung und -posting
• Kundenkorrespondenz
• Datenbankpflege und CRM
• Online-Recherchen

Spezialisierte Aufgaben:

• Buchhaltungsunterstützung
• Projektmanagement (Asana, Trello, Notion)
• Content-Erstellung
• Kundenservice per Chat/E-Mail

Je mehr du dich spezialisierst, desto mehr kannst du verlangen.

Schritt für Schritt zum VA-Business

1. Leistungsangebot definieren

Überleg dir: Was kannst du gut? Was macht dir Spass? Mit welchen Tools kennst du dich aus?

Gute Startpunkte:

• E-Mail und Kalender-Management (jeder Unternehmer kämpft damit)
• Social Media (gut für Instagram-erfahrene)
• Buchhaltungsunterstützung (MWST-Abrechnungen, Belege)

2. AHV anmelden

Ab dem ersten Franken Einkommen als Selbständige musst du dich bei der AHV-Ausgleichskasse anmelden.

→ AHV für Selbständige

3. Stundensatz festlegen

Niveau	Stundensatz	Wofür
Einsteiger	CHF 25–40	Allgemeine Admin-Aufgaben
Erfahren	CHF 50–70	Spezialisierte Aufgaben
Experte	CHF 80–120	Strategische Unterstützung, Spezialtool-Kenntnisse

Tipp: Starte nicht zu günstig. CHF 25/Stunde klingt niedrig, aber wenn du 5 Stunden pro Woche pro Kunde arbeitest, bist du schnell ausgebucht. Lieber weniger Kunden zu besserem Preis.

4. Vertragsvorlage

Du brauchst einen einfachen Dienstleistungsvertrag. Wichtige Punkte:

• Stundensatz oder Pauschalpreis
• Umfang der Leistungen
• Kommunikationsregeln
• Datenschutz (wer Zugriff auf E-Mails/Accounts hat)
• Kündigungsfrist

5. Tools einrichten

Als VA brauchst du gute digitale Werkzeuge:

• Kommunikation: Slack, Teams, Zoom
• Zeiterfassung: Toggl, Clockify (kostenlos)
• Projektmanagement: Notion, Asana, Trello
• Buchhaltung: Banana, Bexio oder einfaches Excel

Kunden finden

LinkedIn — der wichtigste Kanal

Optimiere dein LinkedIn-Profil:

• Klarer Titel: "Virtual Assistant | Administrative Unterstützung für Selbständige"
• Beschreibe was du genau machst
• Poste regelmässig Tipps zu Produktivität und Organisation
• Schreib direkt Unternehmern in deiner Zielgruppe

Plattformen

• Malt.ch: Schweizer Freelancer-Plattform
• Upwork: Internationale Plattform, auch Schweizer Kunden
• Fiverr: Für standardisierte Leistungspakete
• selbstaendig-verzeichnis.ch, local.ch: Lokale Sichtbarkeit

Direktakquise

Schreib Selbständige an, die du bewunderst oder die du aus Online-Gruppen kennst. Erkläre kurz, was du machst und wie du helfen könntest. Keine langen E-Mails — 3 Sätze reichen.

Was verdienst du?

Rechenbeispiel:

• 3 Dauerkunden à 15 Stunden/Monat = 45 Stunden/Monat
• Stundensatz CHF 60
• Monatsumsatz: CHF 2'700
• Jahresumsatz: CHF 32'400

Das klingt wenig — ist aber ein guter Einstieg. Mit 5–6 Kunden kommst du auf CHF 50'000–70'000.

Skalierung:

• Stundensatz erhöhen mit Erfahrung
• Pakete anbieten (CHF 800/Monat für 10 Stunden)
• Subunternehmer einsetzen — du koordinierst, andere arbeiten

Datenschutz und Zugangsdaten: dein grösstes Risiko als VA

Als Virtual Assistant bekommst du oft weitreichenden Zugriff — E-Mail-Postfächer, Social-Media-Accounts, CRM, teilweise Zahlungsdaten. Das ist Vertrauensarbeit mit echtem Haftungsrisiko:

• Datenschutz (nDSG – und oft DSGVO): Sobald du für Kunden Personendaten bearbeitest, giltst du datenschutzrechtlich als Auftragsbearbeiter. Hast du Kunden in der EU oder verarbeitest du Daten von EU-Personen, kommt zusätzlich die DSGVO ins Spiel. Ein einfacher Auftragsbearbeitungs- bzw. Vertraulichkeitsvertrag (NDA) schafft Klarheit und schützt beide Seiten.
• Zugangsdaten sicher verwalten: Nie Passwörter im Klartext per E-Mail oder Chat. Nutze einen Passwort-Manager (z. B. Bitwarden, 1Password) mit geteilten Tresoren und aktiviere überall Zwei-Faktor-Authentifizierung. So gibst du auch bei Auftragsende sauber alle Zugänge zurück.
• Haftung bei Datenpannen: Verschickst du versehentlich eine Kundenliste an den falschen Empfänger oder wird ein Account durch deine Nachlässigkeit gehackt, kann das teuer werden. Genau dafür ist eine Berufshaftpflicht für digitale Dienstleister sinnvoll.

Professioneller Datenschutz ist für seriöse Kunden kein Nice-to-have, sondern die Voraussetzung für die Zusammenarbeit — und ein echtes Verkaufsargument.

Nur ein Kunde? Die Scheinselbständigkeits-Falle

Viele VAs starten mit einem einzigen grossen Kunden — und tappen damit in eine Falle. Für die Anerkennung als selbständig verlangt die AHV-Ausgleichskasse in der Regel mehrere Auftraggeber. Arbeitest du praktisch nur für eine Firma, zu deren Zeiten und mit deren Infrastruktur, kann die Kasse dich als unselbständig einstufen — mit Nachforderungen als Folge.

Die Gegenstrategie ist gleichzeitig gutes Business: Baue von Beginn an mehrere Kunden auf. Zwei bis drei parallele Auftraggeber senken nicht nur dein Klumpenrisiko (fällt einer weg, brichst du nicht ein), sondern sichern auch deinen Status als echte Selbständige ab.

Steuern und Buchhaltung

Einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung reicht für den Start. Halte alle Einnahmen und Ausgaben fest. Lege 25–30% für Steuern und AHV zurück.

Arbeitest du für ausländische Kunden, gilt bei der MWST meist das Empfängerortprinzip: Dienstleistungen an Firmen im Ausland sind in der Regel von der Schweizer MWST ausgenommen (Dienstleistungsexport). Ab CHF 100'000 weltweitem Umsatz musst du dich trotzdem mit der MWST-Pflicht auseinandersetzen.

→ Buchhaltung für Selbständige → MWST-Pflicht: ab wann?

Vor- und Nachteile

Vorteile	Nachteile
Minimales Startkapital	Stundenlohn begrenzt (Zeit = Geld)
Ortsunabhängig	Einsamkeit im Homeoffice
Schneller Einstieg möglich	Abhängigkeit von wenigen Kunden
Flexible Arbeitszeiten	Schwankende Einkommen

Weiterführende Artikel

• Einzelfirma gründen Schweiz
• AHV für Selbständige
• Freelancer Schweiz Guide
• Buchhaltung für Selbständige
• Steuern Selbständige Schweiz