QR Rechnung erstellen ist seit 2022 für alle Schweizer Unternehmen und Selbständige zur Pflicht geworden. Die alten orangen und roten Einzahlungsscheine sind Geschichte – wer heute professionell Rechnungen stellen will, kommt um die QR-Rechnung nicht herum. Viele Einzelfirmen und KMU sind jedoch verunsichert: Wie erstellt man korrekte QR-Rechnungen? Welche Tools sind empfehlenswert? Und was kostet das Ganze? Dieser Guide zeigt dir Schritt für Schritt, wie du QR-Rechnungen erstellst, Zeit sparst und dabei alle rechtlichen Anforderungen erfüllst.

Was ist eine QR-Rechnung und warum ist sie in der Schweiz Pflicht?

Eine QR-Rechnung ist eine Rechnung mit einem standardisierten Swiss QR Code, der alle Zahlungsinformationen digital lesbar enthält. Der QR-Code folgt dem internationalen ISO 20022 Standard, wurde aber speziell für den Schweizer Zahlungsverkehr angepasst.

Seit dem 30. September 2022 sind die traditionellen orangen und roten Einzahlungsscheine nicht mehr gültig. Alle Schweizer Banken – von PostFinance über UBS bis Credit Suisse – verarbeiten ausschliesslich noch QR-Rechnungen. Diese Umstellung basiert auf der Schweizerischen Zahlungsverkehrsverordnung (ZVV).

Vorteile für Selbständige:

• Automatische Verbuchung der Zahlungseingänge
• 90% weniger Eingabefehler durch Kunden
• Durchschnittlich 7 Tage schnellere Zahlung
• Professioneller Auftritt
• Digitale Abwicklung möglich

Die QR-Rechnung ist nicht nur ein technisches Update – sie revolutioniert den Zahlungsverkehr für kleine Betriebe. Während früher Kunden manuell IBAN und Referenznummern eingeben mussten, scannen sie heute einfach den QR-Code mit ihrer Banking-App.

Voraussetzungen für QR-Rechnungen in der Schweiz

Rechtliche Anforderungen

Für die Erstellung von QR-Rechnungen benötigst du folgende Grundlagen:

Bankkonto: Du brauchst ein Schweizer Bankkonto mit einer IBAN oder QR-IBAN. Beide funktionieren, aber QR-IBANs ermöglichen strukturierte Referenznummern für die automatische Zuordnung.

Firmenadresse: Eine gültige Geschäftsadresse in der Schweiz ist Pflicht. Bei Einzelfirmen reicht die Privatadresse, wenn sie als Geschäftssitz dient.

MWST-Nummer: Falls du MWST-pflichtig bist (Umsatz über CHF 100'000), muss die MWST-Nummer auf jeder Rechnung stehen.

Technische Voraussetzungen

Software: Du benötigst einen QR-Code Generator oder eine Buchhaltungssoftware mit QR-Funktionalität. Viele Online-Tools sind kostenlos verfügbar.

Hardware: Ein normaler Drucker reicht für Papierrechnungen. Für digitale Rechnungen genügt ein PDF-Generator.

Internet: Für Online-Tools und die Synchronisation mit Banking-Systemen ist eine stabile Internetverbindung nötig.

Inhaltliche Pflichtangaben

Jede QR-Rechnung muss diese Informationen enthalten:

• Vollständige Absender- und Empfängeradresse
• Rechnungsbetrag in Schweizer Franken
• Zahlungszweck oder Referenznummer
• IBAN oder QR-IBAN des Zahlungsempfängers
• Rechnungsdatum und Zahlungsfrist

Kosten im Überblick

Lösung	Einmalige Kosten	Monatliche Kosten	Geeignet für
Kostenlose Online-Tools	CHF 0	CHF 0	Einzelfälle, Starter
PostFinance QR-Generator	CHF 0	CHF 0	PostFinance-Kunden
Bexio	CHF 0	CHF 29-59	Kleine Betriebe
sevDesk	CHF 0	CHF 18-47	Einzelfirmen
AbaNinja	CHF 0	CHF 25-49	KMU
Banana Buchhaltung	CHF 137	CHF 0	Einmalige Anschaffung
Word/Excel Vorlagen	CHF 20-50	CHF 0	Einzelfirmen
Professionelle ERP-Lösung	CHF 2'000-10'000	CHF 100-500	Grössere Unternehmen

Die meisten Einzelfirmen starten mit kostenlosen Tools und wechseln bei steigendem Rechnungsvolumen zu professionellen Lösungen. Eine monatliche Buchhaltungssoftware ab CHF 25 lohnt sich bereits ab 20 Rechnungen pro Monat.

Zusätzliche Bankgebühren: Die meisten Schweizer Banken erheben keine zusätzlichen Gebühren für QR-Rechnungen. Die normalen Kontoführungsgebühren bleiben unverändert.

Einkommen sparen durch effiziente QR-Rechnungen

Zeitersparnis-Berechnung

QR-Rechnungen sparen erheblich Zeit bei der Rechnungsstellung und -verwaltung:

Manuelle Rechnungserstellung: 5 Minuten pro Rechnung Automatisierte QR-Rechnung: 1 Minute pro Rechnung Ersparnis: 4 Minuten pro Rechnung

Beispielrechnung Einzelfirma

Lisa betreibt eine Grafikdesign-Einzelfirma und stellt monatlich 50 Rechnungen:

• Zeitersparnis: 50 × 4 Minuten = 200 Minuten (3,3 Stunden)
• Stundensatz: CHF 80
• Monatliche Ersparnis: CHF 264
• Jährliche Ersparnis: CHF 3'168

Zahlungseingänge beschleunigen

QR-Rechnungen werden nachweislich schneller bezahlt:

Traditionelle Rechnung: Durchschnittlich 25 Tage bis Zahlungseingang QR-Rechnung: Durchschnittlich 18 Tage bis Zahlungseingang Verbesserung: 7 Tage schnellerer Zahlungseingang

Beispielrechnung Liquiditätsvorteil

Bei einem monatlichen Umsatz von CHF 10'000 bedeuten 7 Tage frühere Zahlungseingänge:

• Bessere Liquidität: CHF 2'333 früher verfügbar
• Weniger Mahnungen: 60% weniger Zahlungserinnerungen nötig
• Zinsvorteil: Bei 3% Zinsen = CHF 19 pro Monat gespart

Fehlerreduktion

Automatische QR-Code-Erfassung reduziert Eingabefehler um 90%. Das bedeutet weniger Rückfragen, Korrekturen und Zeitaufwand für die Klärung von Zahlungsproblemen.

Schritt-für-Schritt Anleitung: QR-Rechnung erstellen

Schritt 1: Bankverbindung vorbereiten

Kontaktiere deine Bank und kläre folgende Punkte:

IBAN vs. QR-IBAN: Deine normale IBAN funktioniert für QR-Rechnungen. Eine QR-IBAN brauchst du nur, wenn du strukturierte Referenznummern verwenden willst (empfohlen ab 50+ Rechnungen monatlich).

Kosten: Die meisten Banken stellen QR-IBANs kostenlos zur Verfügung. Frage explizit nach, um versteckte Gebühren zu vermeiden.

Integration: Prüfe, ob deine Banking-Software automatisch QR-Zahlungen verbuchen kann.

Schritt 2: Tool oder Software auswählen

Für Starter (0-10 Rechnungen/Monat):

• Kostenlose Online-Generatoren
• PostFinance QR-Generator (für PostFinance-Kunden)
• Excel-Vorlagen mit QR-Code-Integration

Für Einzelfirmen (10-50 Rechnungen/Monat):

• sevDesk (CHF 18/Monat)
• Bexio (CHF 29/Monat)
• AbaNinja (CHF 25/Monat)

Für KMU (50+ Rechnungen/Monat):

• Professionelle Buchhaltungssoftware
• ERP-Systeme mit QR-Integration

Schritt 3: Rechnungsvorlage erstellen

Erstelle eine Standardvorlage mit diesen Elementen:

Header: Dein Firmenlogo und Kontaktdaten Rechnungsempfänger: Vollständige Adresse des Kunden Rechnungsdetails: Positionen, Einzelpreise, Gesamtbetrag Zahlungskonditionen: Zahlungsfrist (üblich: 30 Tage) QR-Code-Bereich: Reserviere unten rechts einen 5×5 cm Bereich

Schritt 4: QR-Code generieren

Zahlungsart wählen:

• Mit Referenznummer: Für automatische Zuordnung (braucht QR-IBAN)
• Ohne Referenznummer: Für einfache Zahlungen (normale IBAN reicht)

Daten eingeben:

• Empfänger (deine Firmendaten)
• IBAN oder QR-IBAN
• Rechnungsbetrag
• Währung (CHF)
• Schuldner (Kundendaten)
• Zahlungszweck

Qualitätskontrolle: Der QR-Code muss mindestens 46×46 mm gross sein und scharf gedruckt werden.

Schritt 5: Rechnung versenden

Digital: PDF per E-Mail ist Standard. Achte darauf, dass der QR-Code auch im PDF scharf dargestellt wird.

Papier: Bei Papierversand den QR-Code auf weissem Hintergrund drucken. Keine Falten oder Knicke im QR-Code-Bereich.

Kontrolle: Teste den QR-Code mit deiner eigenen Banking-App, bevor du die Rechnung versendest.

Schritt 6: Zahlungseingang überwachen

E-Banking prüfen: QR-Zahlungen werden meist automatisch mit der Referenznummer verbucht.

Buchhaltung aktualisieren: Markiere bezahlte Rechnungen in deiner Buchhaltung.

Mahnwesen: Unbezahlte QR-Rechnungen werden gleich behandelt wie traditionelle Rechnungen.

Häufige Fehler bei QR-Rechnungen vermeiden

1. Falsche IBAN-Art verwenden

Problem: Viele verwechseln QR-IBAN und normale IBAN bei der Referenznummer-Verwendung. Lösung: QR-IBAN nur nutzen, wenn du strukturierte Referenznummern brauchst. Für einfache Rechnungen reicht die normale IBAN.

2. Referenznummer vergessen oder falsch

Problem: Bei QR-IBAN ist eine strukturierte Referenznummer Pflicht – ohne wird die Zahlung abgelehnt. Lösung: Verwende automatische Referenznummern-Generierung oder prüfe jede Nummer auf 27 Stellen.

3. Betragsformatierung ignorieren

Problem: Falsche Dezimalstellen oder Währungsangaben führen zu Fehlern. Lösung: Beträge immer als CHF mit zwei Dezimalstellen eingeben (z.B. CHF 1'250.00).

4. Unvollständige Adressdaten

Problem: Fehlende Postleitzahlen oder Ortsnamen bei Absender oder Empfänger. Lösung: Vollständige Schweizer Adressen mit PLZ und Ort sind Pflicht. Bei ausländischen Kunden auch das Land angeben.

5. QR-Code zu klein drucken

Problem: Zu kleine QR-Codes können nicht gelesen werden. Lösung: Mindestgrösse 46×46 mm einhalten, besser 50×50 mm für sichere Lesbarkeit.

6. MWST-Angaben vergessen

Problem: MWST-pflichtige Unternehmen vergessen die Steuerausweise auf QR-Rechnungen. Lösung: MWST-Nummer, Steuersätze und Steuerbeträge gehören auch bei QR-Rechnungen dazu.

7. Veraltete Software nutzen

Problem: Alte QR-Code-Generatoren entsprechen nicht mehr dem aktuellen Standard. Lösung: Software regelmässig updaten oder auf aktuelle Online-Tools wechseln.

8. Zahlungsfrist nicht angeben

Problem: Fehlende Zahlungskonditionen verwirren Kunden. Lösung: Immer eine klare Zahlungsfrist angeben (z.B. "Zahlbar innert 30 Tagen").

Weiterführende Artikel

• Buchhaltung für Selbständige
• Einfache Buchhaltung
• Erfolgsrechnung erstellen
• Einfache Gesellschaft gründen
• AHV Rente berechnen

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Kann ich als Einzelfirma QR-Rechnungen erstellen?

Ja, definitiv. Als Einzelfirma kannst du problemlos QR-Rechnungen erstellen. Du brauchst lediglich ein Schweizer Bankkonto und eine gültige Geschäftsadresse. Die Einzelfirma ist sogar die einfachste Rechtsform für QR-Rechnungen, da weniger rechtliche Komplexität besteht. Viele kostenlose Tools sind speziell für Einzelunternehmer entwickelt worden. Wichtig ist nur, dass du bei MWST-Pflicht (Umsatz über CHF 100'000) deine MWST-Nummer korrekt angibst.

Was kostet eine QR-IBAN bei meiner Bank?

Die meisten Schweizer Banken stellen QR-IBANs kostenlos zur Verfügung. PostFinance, UBS, Credit Suisse und Raiffeisen erheben normalerweise keine zusätzlichen Gebühren für QR-IBANs. Du zahlst nur die normalen Kontoführungsgebühren. Einige kleinere Banken verlangen einmalig CHF 20-50 für die QR-IBAN-Einrichtung. Am besten fragst du direkt bei deiner Bank nach, da sich Gebührenstrukturen ändern können. Eine normale IBAN funktioniert übrigens auch für QR-Rechnungen – QR-IBANs brauchst du nur für strukturierte Referenznummern.

Muss ich eine strukturierte Referenznummer verwenden?

Nein, strukturierte Referenznummern sind optional. Du hast drei Möglichkeiten: Ohne Referenz (einfachste Variante), mit unstrukturierter Referenz (freier Text wie "Rechnung 2026-001") oder mit strukturierter Referenz (27-stellige Nummer für automatische Zuordnung). Strukturierte Referenzen lohnen sich ab etwa 20 Rechnungen monatlich, da sie die Buchhaltung automatisieren. Für wenige Rechnungen reicht die einfache Variante ohne Referenz völlig aus. Bei strukturierten Referenzen brauchst du jedoch zwingend eine QR-IBAN.

Kann ich QR-Rechnungen auch handschriftlich ausfüllen?

Nein, QR-Rechnungen können nicht handschriftlich erstellt werden. Der QR-Code muss digital generiert werden, da er verschlüsselte Zahlungsinformationen nach ISO 20022 Standard enthält. Du kannst aber QR-Rechnung-Blankoformulare verwenden und die restlichen Rechnungsdaten (Kunde, Positionen, etc.) handschriftlich ergänzen. Der QR-Code selbst muss jedoch immer gedruckt sein. Viele Banken bieten einfache Online-Tools, wo du nur den Betrag und die Kundenadresse eingibst und den QR-Code dann ausdruckst.

Was passiert, wenn der QR-Code nicht lesbar ist?

Ist der QR-Code beschädigt oder unlesbar, können Kunden trotzdem zahlen. Unter dem QR-Code stehen alle Zahlungsinformationen auch als Text (IBAN, Betrag, Referenz). Kunden können diese Daten manuell in ihr E-Banking eingeben. Allerdings verlierst du damit den Hauptvorteil der QR-Rechnung – die einfache, fehlerfreie Zahlung. Häufige Ursachen für unlesbare QR-Codes sind zu kleine Druckgrösse (unter 46mm), schlechte Druckqualität, Knicke im Papier oder zu wenig Kontrast. Teste deine QR-Codes immer mit verschiedenen Banking-Apps.

Wie integriere ich QR-Rechnungen in meine bestehende Buchhaltung?

Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme unterstützen QR-Rechnungen bereits. In Bexio, sevDesk oder AbaNinja aktivierst du einfach die QR-Funktion und hinterlegst deine IBAN. Für Excel-basierte Buchhaltung gibt es QR-Code-Add-ins oder Online-Generatoren mit CSV-Export. Wichtig ist die Abstimmung mit deinem E-Banking: Viele Banken können QR-Zahlungseingänge automatisch kategorisieren und exportieren. Falls du einen Treuhänder hast, frag ihn nach QR-Integration – die meisten Treuhänder bieten das bereits als Standard-Service an.

Können ausländische Kunden QR-Rechnungen bezahlen?

Ja, aber mit Einschränkungen. EU-Kunden können QR-Rechnungen über SEPA-Überweisungen bezahlen, müssen aber die Zahlungsdaten manuell eingeben, da ihre Banking-Apps den Swiss QR Code nicht lesen können. Kunden aus Deutschland, Österreich oder Frankreich sehen unter dem QR-Code alle nötigen Informationen (IBAN, Betrag, Referenz) im Klartext. Ausserhalb der EU sind internationale Überweisungen möglich, aber teurer. Für viele ausländische Kunden ist es einfacher, wenn du zusätzlich andere Zahlungsoptionen anbietest (PayPal, Kreditkarte, internationale Überweisungsdienstleister).

Fazit

QR-Rechnungen sind seit 2022 der Standard im Schweizer Zahlungsverkehr und bieten klare Vorteile für Einzelfirmen und KMU. Die Umstellung ist einfacher als gedacht und spart langfristig Zeit und Geld. Besonders die schnelleren Zahlungseingänge und die reduzierten Fehler machen sich schnell bezahlt.

Deine nächsten Schritte: Starte mit einem kostenlosen Online-Tool oder dem Generator deiner Bank. Kontaktiere deine Bank wegen einer QR-IBAN (falls gewünscht) und erstelle deine erste Test-Rechnung. Der komplette Setup dauert nur 1-2 Stunden, danach sparst du bei jeder Rechnung Zeit.

Unsere Empfehlung: Beginne mit kostenlosen Tools und wechsle bei steigendem Rechnungsvolumen zu einer professionellen Buchhaltungssoftware. Ab 20 Rechnungen monatlich lohnt sich eine Lösung mit automatischer Zuordnung der Zahlungseingänge.

Die Investition in QR-Rechnungen zahlt sich bereits im ersten Jahr aus – durch gesparte Zeit, schnellere Zahlungen und professionelleren Auftritt. Zögere nicht länger und digitalisiere deinen Zahlungsverkehr noch heute.

Weiterführende Artikel:

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