Als Schweizer Selbständiger kennst du das Problem: Endlose E-Mail-Ketten nur um einen simplen Termin zu vereinbaren. "Passt Ihnen Dienstag?" – "Leider nein, wie wäre Mittwoch?" – "Da bin ich bereits belegt..." Dieses Ping-Pong kostet dich wöchentlich mehrere Stunden wertvolle Arbeitszeit. Calendly löst dieses Problem elegant: Deine Kunden sehen direkt deine freien Zeiten und buchen selbständig. Das spart dir bis zu 80% der administrativen Arbeit bei Terminkoordination. In diesem Guide erfährst du alles über Calendly in der Schweiz: von den Kosten über die rechtskonforme Einrichtung bis zu konkreten Verdienstmöglichkeiten für verschiedene Branchen.

Was ist Calendly und wie funktioniert es in der Schweiz?

Calendly ist eine webbasierte Terminbuchungs-Software, die deine Kalenderorganisation vollständig automatisiert. Du definierst einmal deine verfügbaren Zeiten, teilst einen personalisierten Link und fertig – deine Kunden können direkt freie Termine buchen. Das System synchronisiert automatisch mit deinem bestehenden Kalender und verhindert Doppelbuchungen.

Für Schweizer Selbständige bietet Calendly besondere Vorteile: Die Software erkennt automatisch die Schweizer Zeitzone (CET/CEST) und berücksichtigt Sommerzeit-Umstellungen. Du kannst deine Buchungsseite mehrsprachig gestalten – wichtig für die Deutschschweiz, Romandie und Tessin. Die Integration mit Schweizer Bankarbeitstagen funktioniert problemlos, sodass keine Termine an Feiertagen wie dem 1. August oder Berchtoldstag gebucht werden.

Besonders wertvoll ist Calendly bei internationalen Geschäftsbeziehungen. Wenn du Kunden in Deutschland, Österreich oder anderen Zeitzonen hast, rechnet die Software automatisch die Zeiten um. Dein Berliner Kunde sieht die Termine in seiner lokalen Zeit, während bei dir korrekt die Schweizer Zeit eingetragen wird.

Die DSGVO-Compliance macht Calendly auch für EU-Kunden rechtssicher nutzbar. Das Unternehmen bietet Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) und hat entsprechende Zertifizierungen für Datenschutz.

Typische Anwendungsbereiche in der Schweiz sind Unternehmensberatung, Business Coaching, Finanzberatung, IT-Support, Rechtsberatung und Gesundheitsdienstleistungen.

Voraussetzungen für Calendly in der Schweiz

Technische Voraussetzungen Du benötigst lediglich eine stabile Internetverbindung und ein Endgerät (Computer, Tablet oder Smartphone). Calendly läuft vollständig im Browser – keine Software-Installation nötig. Zwingend erforderlich ist ein bestehender Kalender: Google Calendar, Microsoft Outlook oder Apple iCloud. Google Calendar bietet die zuverlässigste Integration, während Outlook bei komplexeren Setups gelegentlich Synchronisationsprobleme zeigt.

Eine geschäftliche E-Mail-Adresse (@deinefirma.ch) wirkt professioneller als Gmail oder Hotmail-Adressen. Schweizer Domain-Endungen (.ch) stärken zusätzlich das Vertrauen bei lokalen Kunden.

Rechtliche Aspekte Als Schweizer Selbständiger musst du mehrere rechtliche Punkte beachten. Zunächst die Datenschutzerklärung: Du übermittelst Kundendaten an Calendly (US-Unternehmen), daher muss deine Datenschutzerklärung diese Datenübertragung erwähnen. Das neue Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) seit September 2023 verlangt ausdrückliche Hinweise bei Datenübermittlung ins Ausland.

Calendly bietet Auftragsverarbeitungsverträge (AVV), die du für die rechtskonforme Nutzung benötigst. Diese findest du in den Datenschutz-Einstellungen deines Accounts. Wenn du Cookies auf deiner Website verwendest (Calendly-Integration), muss dein Cookie-Banner entsprechend angepasst werden.

Geschäftliche Voraussetzungen Successful Calendly-Nutzung erfordert eine strukturierte Servicepalette. Definiere klare Beratungspakete: "Erstberatung 60 Minuten", "Strategieworkshop 2 Stunden", "Kurze Abstimmung 30 Minuten". Unklare Termintypen verwirren Kunden und führen zu unpassenden Buchungen.

Zuverlässigkeit ist entscheidend. Schweizer Kunden erwarten pünktliche Terminwahrnehmung und professionelle Kommunikation. No-Shows oder kurzfristige Absagen schädigen deinen Ruf nachhaltig.

Empfohlene Zusatztools Für Videotermine brauchst du Zoom Professional (CHF 16.90/Monat) oder Microsoft Teams. Die kostenlosen Versionen wirken unprofessionell und haben Zeitlimits. Ein CRM-System wie HubSpot oder Salesforce hilft bei der Kundenverwaltung nach Terminen.

Für kostenpflichtige Beratungen integrierst du Stripe oder PayPal. Stripe funktioniert hervorragend mit Schweizer Banken und unterstützt CHF-Abrechnung ohne Währungsumrechnung.

Kosten im Überblick

Plan	Monatlich (CHF)	Jährlich (CHF)	Features	Zielgruppe
Basic	0.00	0.00	1 Kalendertyp, unbegrenzte Termine	Einsteiger, einfache Bedürfnisse
Essentials	9.50	96.00	Mehrere Kalender, E-Mail-Erinnerungen	Einzelunternehmer
Professional	14.50	144.00	Zahlungen, Workflows, Analytics	Berater, Coaches
Teams	19.00/User	192.00/User	Team-Features, Admin-Panel	Agenturen, grössere Firmen

Preise basieren auf aktuellem USD/CHF-Kurs und können schwanken

Zusätzliche Kostenblöcke Die Zahlungsabwicklung über Stripe kostet 2.9% + CHF 0.30 pro Transaktion. Bei einem CHF 200-Beratungstermin zahlst du CHF 6.10 Gebühren – immer noch günstiger als manuelle Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung.

SMS-Erinnerungen kosten CHF 0.15 pro SMS. Bei 20 Terminen monatlich entstehen zusätzliche CHF 6.00 – lohnenswert, da SMS-Reminder No-Shows um 40% reduzieren.

Zoom Professional für professionelle Videoberatung kostet CHF 16.90 monatlich. Die kostenlose Version ist für Geschäftstermine ungeeignet (40-Minuten-Limit, Zoom-Branding).

Versteckte Kosten vermeiden Calendly rechnet in USD ab. Bei monatlicher Zahlung entstehen Wechselkursgebühren deiner Bank (meist CHF 2-5 pro Transaktion). Die jährliche Zahlung reduziert diese Kosten auf eine Gebühr.

Deaktiviere "Auto-Upgrade"-Benachrichtigungen, um ungewollte Plan-Wechsel zu vermeiden. Calendly bewirbt regelmässig höhere Pläne – prüfe deinen tatsächlichen Bedarf vor Upgrades.

Einkommen und Verdienstmöglichkeiten

Schweizer Selbständige verschiedener Branchen erzielen mit Calendly-unterstützter Terminbuchung unterschiedliche Stundensätze:

Business Coaching: CHF 180-350 pro Stunde Unternehmensberatung: CHF 200-500 pro Stunde
Finanzberatung: CHF 120-280 pro Stunde IT-Consulting: CHF 100-220 pro Stunde Rechtsberatung: CHF 250-450 pro Stunde Marketing-Beratung: CHF 150-300 pro Stunde

Beispielrechnung 1: Business Coach

Sarah aus Zürich arbeitet als Business Coach und führt 18 Termine pro Woche à CHF 220 durch.

Monatseinkommen: 18 Termine × 4 Wochen × CHF 220 = CHF 15'840 Calendly-Kosten: CHF 14.50 (Professional Plan) Relative Kosten: 0.09% vom Umsatz

Produktivitätsgewinn durch Calendly:

• Vor Calendly: 6 Stunden/Woche für Terminkoordination
• Mit Calendly: 1 Stunde/Woche für Nachfassen
• Zeitersparnis: 5 Stunden à CHF 220 = CHF 1'100/Woche zusätzlicher Verdienst möglich
• ROI: 7'586% (CHF 1'100 Mehrerlös vs. CHF 14.50 Kosten)

Beispielrechnung 2: IT-Berater

Marco aus Basel bietet IT-Beratung für KMU und führt 15 Beratungstermine pro Woche à CHF 160.

Bisheriges Monatseinkommen: 15 × 4 × CHF 160 = CHF 9'600 Mit Calendly: Durch vereinfachte Buchung 3 zusätzliche Termine möglich Zusatzeinkommen: 3 × 4 × CHF 160 = CHF 1'920/Monat Neues Monatseinkommen: CHF 11'520

Kosten-Nutzen-Rechnung:

• Calendly-Kosten: CHF 14.50
• Zusatzeinkommen: CHF 1'920
• Netto-Mehrgewinn: CHF 1'905.50 monatlich

Die 24/7-Buchbarkeit ermöglicht auch Termine ausserhalb der Geschäftszeiten. Viele Kunden buchen abends oder am Wochenende – Zeit, in der du sonst keine E-Mails beantworten würdest.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Vorbereitung (2-3 Stunden)

Definiere zunächst deine Servicestruktur klar. Erstelle maximal 3-4 verschiedene Termintypen: "Erstberatung 90 Min", "Folge-Coaching 60 Min", "Kurze Rücksprache 30 Min". Zu viele Optionen überfordern Kunden.

Lege deine Verfügbarkeitszeiten fest. Berücksichtige dabei Schweizer Geschäftsgewohnheiten: Montag bis Freitag 8:00-18:00 Uhr sind Standard. Vermeide Termine während typischer Mittagspausen (12:00-13:00).

Bereite E-Mail-Vorlagen vor für Terminbestätigungen, Erinnerungen und Follow-ups. Verwende die höfliche Schweizer Ansprache ("Sehr geehrte Frau Müller") und das "Sie".

2. Account-Erstellung (30 Minuten)

Registriere dich auf calendly.com mit deiner geschäftlichen E-Mail-Adresse. Wähle bei der Zeitzone explizit "Europe/Zurich" – nicht nur "CET", da dies bei Sommerzeit-Umstellungen Probleme verursachen kann.

Verbinde deinen Hauptkalender (Google Calendar empfohlen). Erlaube Calendly den vollen Zugriff auf deinen Kalender für Zwei-Wege-Synchronisation.

Stelle die Sprache auf Deutsch um. Die deutsche Übersetzung ist vollständig und professionell.

3. Ersten Termintyp konfigurieren (45 Minuten)

Erstelle einen "Event Type" für deinen häufigsten Termintyp. Beispiel: "Strategieberatung 60 Minuten".

Wichtige Einstellungen:

• Dauer: 60 Minuten
• Verfügbarkeit: Mo-Fr 9:00-17:00
• Pufferzeiten: 15 Minuten vor und nach Terminen
• Vorlaufzeit: Minimum 24 Stunden (verhindert Last-Minute-Buchungen)
• Maximale Termine: 6 pro Tag (verhindert Überbelastung)

Definiere 2-3 Fragen für Teilnehmer: "Was ist Ihr Hauptanliegen?", "Wie haben Sie von mir erfahren?", "Bevorzugen Sie Video- oder Telefon-Termin?". Mehr als 3 Fragen schrecken ab.

4. Buchungsseite personalisieren (30 Minuten)

Lade ein professionelles Profilbild und dein Firmenlogo hoch. Das Logo sollte quadratisch sein (empfohlen: 512×512 Pixel).

Verfasse einen einladenden Begrüssungstext: "Herzlich willkommen! Ich freue mich auf unser Gespräch. In diesem Termin analysieren wir gemeinsam Ihre aktuelle Situation und entwickeln konkrete Lösungsansätze. Bitte wählen Sie einen passenden Termin."

Verlinke deine Website und füge Kontaktdaten hinzu. Schweizer Kunden erwarten vollständige Angaben inklusive Telefonnummer.

5. Automatisierungen einrichten (45 Minuten)

Bestätigungs-E-Mail personalisieren: "Liebe Frau [Name], vielen Dank für Ihre Terminbuchung. Ich bestätige hiermit unseren Termin am [Datum] um [Zeit]. Zur Vorbereitung erhalten Sie einen separaten E-Mail mit relevanten Unterlagen. Bei Fragen erreichen Sie mich unter [Telefon]. Freundliche Grüsse, [Ihr Name]"

Erinnerungen konfigurieren:

• 24 Stunden vor Termin: E-Mail-Erinnerung
• 1 Stunde vor Termin: SMS-Erinnerung (optional, aber effektiv)

Follow-up E-Mail (24 Stunden nach Termin): "Herzlichen Dank für das konstruktive Gespräch gestern. Anbei erhalten Sie wie besprochen die Zusammenfassung und nächsten Schritte. Falls Sie Fragen haben, melden Sie sich gerne."

6. Integration und Tests (30 Minuten)

Integriere Calendly in deine Website mittels Button oder Iframe. Der Button wirkt weniger aufdringlich: "Termin vereinbaren".

Passe deine E-Mail-Signatur an: "Für einen Beratungstermin: calendly.com/ihr-link"

Führe Testbuchungen durch verschiedene Geräte durch. Besonders wichtig: Mobile Ansicht testen, da 60% der Buchungen über Smartphones erfolgen.

Teste die Kalender-Synchronisation: Trage manuell einen Termin in deinen Google Calendar ein und prüfe, ob dieser Zeitslot in Calendly gesperrt wird.

7. Launch und Optimierung (laufend)

Sende deinen Calendly-Link an 5-10 bestehende Kunden mit einer persönlichen Nachricht: "Für zukünftige Termine habe ich ein neues Buchungssystem eingerichtet. Sie können nun direkt passende Zeiten wählen: [Link]. Das erspart uns beiden das E-Mail-Ping-Pong."

Überwache die erste Woche intensiv: Funktionieren alle Automatisierungen? Sind die Zeitslots sinnvoll? Gibt es technische Probleme?

Sammle Feedback von den ersten Nutzern und optimiere entsprechend. Häufige Anpassungen: Pufferzeiten verlängern, Fragen vereinfachen, E-Mail-Texte verkürzen.

Häufige Fehler vermeiden

1. Falsche Zeitzone-Einstellung Viele wählen "CET" statt "Europe/Zurich". Problem: Bei Sommerzeit-Umstellungen entstehen Terminverschiebungen. Kunden buchen für 14:00, aber in deinem Kalender steht 15:00. Lösung: Explizit "Europe/Zurich" wählen. Teste mit einer Buchung aus Deutschland – dort muss die gleiche Zeit angezeigt werden.

2. Keine oder zu kurze Pufferzeiten Termine direkt hintereinander führen zu Stress und Verspätungen. Schweizer Kunden erwarten Pünktlichkeit. Lösung: Minimum 15 Minuten zwischen Terminen, bei komplexen Beratungen 30 Minuten. Diese Zeit brauchst du für Notizen, Toilettenpause und Vorbereitung des nächsten Gesprächs.

3. Zu viele Terminoptionen anbieten Das "Paradox of Choice": Mehr als 4 verschiedene Termintypen überfordern Kunden. Sie klicken weg statt zu buchen. Lösung: Maximal 3 klar unterscheidbare Optionen. "Erstberatung", "Folge-Termin", "Kurze Rücksprache" reichen völlig.

4. Unprofessionelle E-Mail-Vorlagen Standard-Texte von Calendly wirken kalt und automatisiert. Schweizer Geschäftskultur erwartet persönliche Ansprache. Lösung: Alle automatischen E-Mails personalisieren. "Sehr geehrte Frau Müller" statt "Hallo", "Sie" statt "du", "Freundliche Grüsse" als Abschluss.

5. Datenschutz vernachlässigen Calendly überträgt Kundendaten in die USA. Ohne Hinweis in der Datenschutzerklärung drohen Abmahnungen. Lösung: Datenschutzerklärung um Calendly-Nutzung erweitern, Auftragsverarbeitungsvertrag abschliessen, Cookie-Banner anpassen.

6. Mobile Darstellung ignorieren 60% der Buchungen erfolgen über Smartphones. Komplizierte Formulare oder winzige Buttons frustrieren mobile Nutzer. Lösung: Mobile Vorschau regelmässig testen, kurze Formulare verwenden, grosse Touch-Bereiche definieren.

7. Keine Integration mit bestehenden Tools Doppelte Datenpflege kostet Zeit und verursacht Fehler. Informationen aus Calendly manuell ins CRM übertragen ist ineffizient. Lösung: Zapier-Integrationen nutzen für automatische Übertragung zu HubSpot, Mailchimp oder Schweizer Tools wie bexio.

8. Unrealistische Verfügbarkeiten 24/7-Verfügbarkeit suggerieren, aber nur zu Randzeiten verfügbar sein. Oder: Nur einen Wochentag freigeben. Lösung: Realistische, grosszügige Zeitfenster definieren. Minimum 3-4 Zeitslots pro Wochentag, über mehrere Wochen im Voraus.

Weiterführende Artikel

• Brevo E-Mail-Marketing für Selbständige Schweiz Guide
• Erfolgsrechnung erstellen: Guide Schweiz 2026
• Freizügigkeitskonto: Leitfaden Schweiz 2026

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Ist Calendly DSGVO-konform für Schweizer Unternehmen?

Ja, Calendly bietet DSGVO-konforme Datenverarbeitung durch entsprechende Zertifizierungen und Auftragsverarbeitungsverträge (AVV). Als Schweizer Selbständiger musst du jedoch mehrere Punkte beachten: Erstens die Anpassung deiner Datenschutzerklärung – erwähne explizit die Datenübertragung an Calendly (US-Unternehmen). Zweitens das neue Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) seit September 2023, das ähnliche Anforderungen wie die DSGVO stellt. Drittens solltest du den AVV in deinen Calendly-Einstellungen aktivieren und dokumentieren. Viele Schweizer Anwälte empfehlen zusätzlich eine Einverständniserklärung bei der ersten Terminbuchung. Calendly nutzt Standardvertragsklauseln für internationale Datenübertragung – rechtlich ausreichend, aber du trägst die Informationspflicht gegenüber deinen Kunden.

Kann ich Calendly mit Schweizer Buchhaltungssoftware verbinden?

Direkte Integrationen zu populären Schweizer Buchhaltungstools wie bexio, AbaNinja oder Run my Accounts existieren nicht. Du kannst jedoch über Zapier Verbindungen herstellen – Zapier unterstützt bexio und weitere CH-Tools. Für kostenpflichtige Termine empfiehlt sich die Stripe-Integration: Stripe lässt sich problemlos mit den meisten Schweizer Buchhaltungsprogrammen verbinden und rechnet direkt in CHF ab. Alternativ exportierst du monatlich CSV-Dateien aus Calendly und importierst sie in dein System. Viele Schweizer Treuhänder sind mit diesem Workflow vertraut. Für MWST-pflichtige Unternehmen: Calendly-Kosten sind als Betriebsausgaben absetzbar, die Vorsteuer kannst du bei kostenpflichtigen Plänen geltend machen. Eine saubere Dokumentation aller Calendly-Transaktionen erleichtert die Jahresabschluss-Erstellung.

Welche Kalendersysteme funktionieren optimal mit Calendly?

Google Calendar bietet die zuverlässigste Integration und stabilste Zwei-Wege-Synchronisation. Terminänderungen werden innerhalb von 2-3 Minuten zwischen Calendly und Google synchronisiert. Microsoft Outlook (Office 365) funktioniert ebenfalls gut, zeigt aber bei komplexen Kalenderstrukturen oder geteilten Kalendern gelegentlich Verzögerungen. Apple iCloud Calendar ist technisch möglich, aber weniger stabil – besonders bei häufigen Terminänderungen können Synchronisationsfehler auftreten. Für Schweizer Selbständige empfiehlt sich Google Workspace (ab CHF 5.40/User/Monat) oder Microsoft 365 Business (ab CHF 4.20/User/Monat). Beide bieten professionelle E-Mail-Adressen (@deinefirma.ch), erweiterte Kalenderfunktionen und optimale Calendly-Kompatibilität. Exchange-Server funktionieren nur bei spezieller Konfiguration – lass dies vom IT-Support einrichten.

Funktioniert Calendly auch für B2B-Geschäfte in der Schweiz?

Absolut, Schweizer Unternehmen schätzen effiziente, professionelle Terminbuchungssysteme. Viele Grossunternehmen wie Credit Suisse, UBS oder Roche nutzen intern ähnliche Systeme und sind daher mit dem Konzept vertraut. Im B2B-Bereich, wo oft mehrere Entscheidungsträger an Terminfindungen beteiligt sind, vereinfacht Calendly den Prozess erheblich. Dein Ansprechpartner kann direkt verfügbare Zeiten einsehen und buchen, ohne interne Rücksprachen per E-Mail koordinieren zu müssen. Wichtig: Verwende eine geschäftliche E-Mail-Adresse (@firmenname.ch), gestalte die Buchungsseite professionell und biete verschiedene Terminlängen an (30 Min für Updates, 90 Min für Strategie-Meetings). Schweizer B2B-Kunden erwarten detaillierte Terminbeschreibungen mit Agenda und Vorbereitung. Viele schätzen auch die Möglichkeit, Teilnehmer zu ergänzen oder Unterlagen im Vorfeld auszutauschen.

Wie viel Zeit spare ich wirklich mit Calendly?

Studien zeigen eine durchschnittliche Zeitersparnis von 4-8 E-Mails pro Terminvereinbarung. Bei durchschnittlich 3 Minuten pro E-Mail entspricht das 12-24 Minuten pro Termin. Mit 20 Terminen wöchentlich sparst du 4-8 Stunden reine E-Mail-Zeit. Hinzu kommt reduzierter mentaler Aufwand: Kein Kalender-Jonglieren, keine Doppelbuchungen, keine vergessenen Termine. Schweizer Berater berichten von 30-50% weniger No-Shows durch automatische Erinnerungen – bei CHF 200-Stundensatz bedeutet ein vermiedener No-Show CHF 200 gespartes Geld. Die 24/7-Buchbarkeit ermöglicht Termine auch ausserhalb deiner E-Mail-Zeiten. Viele Kunden buchen abends oder am Wochenende. Ein Zürcher Coach berichtet: "Früher habe ich sonntags keine Geschäfts-E-Mails beantwortet. Mit Calendly buchen Kunden trotzdem, und montags sehe ich bereits neue Termine." Die Zeitersparnis lässt sich direkt monetarisieren: Zusätzliche Beratungsstunden oder mehr Zeit für Akquise.

Gibt es günstigere Schweizer Alternativen zu Calendly?

Ja, mehrere Alternativen existieren: Doodle Pro (Schweizer Unternehmen, CHF 6.95/Monat) bietet grundlegende Terminbuchung, aber weniger Automatisierung. SimplyBook.me (ab CHF 8.50/Monat) hat ähnliche Features wie Calendly, aber komplexere Bedienung. Acuity Scheduling (Preise ähnlich Calendly) mit EU-Servern für besseren Datenschutz. Kostenlose Optionen: Google Calendar Appointment Slots (sehr basic) oder Microsoft Bookings (nur mit Office 365). Für einfache Bedürfnisse ohne Zahlungsfunktionen reicht oft Doodle Pro – zumal es ein Schweizer Produkt ist und Server in Europa hat. Bei komplexeren Anforderungen (automatische Workflows, Zahlungsintegration, CRM-Anbindung, Analytics) bietet Calendly jedoch das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und stabilste Performance. Viele Schweizer Berater starten mit Doodle Pro und wechseln später zu Calendly, wenn das Geschäft wächst. Teste 2-3 Alternativen parallel mit wenigen Kunden, bevor du dich festlegst.

Kann ich verschiedene Tarife für unterschiedliche Beratungstypen einrichten?

Ja, im Professional Plan (CHF 14.50/Monat) kannst du unbegrenzt viele Termintypen mit individuellen Preisen erstellen. Beispiel-Setup: "Erstberatung 90 Min" (CHF 250), "Strategieworkshop 2 Std" (CHF 450), "Follow-up 60 Min" (CHF 180), "Kurze Rücksprache 30 Min" (CHF 90). Die Stripe-Integration rechnet automatisch korrekt ab und überweist CHF-Beträge ohne Währungsumrechnung auf dein Schweizer Bankkonto. Du kannst auch kostenlose und kostenpflichtige Termine mischen – praktisch für "Kennenlern-Gespräche" (gratis) und "Tiefenanalyse" (kostenpflichtig). Wichtig: Schweizer MWST-Pflicht beachten bei Beratungsdienstleistungen. Ab CHF 100'000 Jahresumsatz musst du MWST ausweisen – Calendly kann dies nicht automatisch, daher brauchst du zusätzlich eine MWST-konforme Rechnungsstellung. Viele Schweizer Berater nutzen Calendly für Terminbuchung/Zahlung und erstellen parallel ordnungsgemässe Rechnungen über bexio oder ähnliche Tools.

Fazit

Calendly revolutioniert die Terminkoordination für Schweizer Selbständige durch radikale Vereinfachung und Automatisierung. Die Investition von CHF 14.50 monatlich amortisiert sich bereits durch einen vermiedenen No-Show oder 2-3 gesparte Stunden E-Mail-Ping-Pong. Besonders wertvoll ist die 24/7-Buchbarkeit: Während du schläfst, buchen internationale Kunden Termine für die kommenden Wochen.

Die rechtskonforme Nutzung in der Schweiz erfordert Anpassungen der Datenschutzerklärung und Auftragsverarbeitungsverträge, aber keine komplexen technischen Einrichtungen. Mit der richtigen Konfiguration sparst du wöchentlich 4-8 Stunden administrative Arbeit und reduzierst No-Shows um bis zu 40%.

Der Produktivitätsgewinn lässt sich direkt monetarisieren: Mehr Zeit für Kerngeschäft, zusätzliche Beratungsstunden oder verstärkte Kundenakquise. Schweizer Berater berichten von 15-25% Umsatzsteigerung im ersten Jahr nach Calendly-Einführung – nicht durch höhere Preise, sondern durch mehr Termine und professionelleren Auftritt.

Nächste Schritte: Teste Calendly 14 Tage kostenlos, richte einen einfachen Termintyp ein und sammle erste Erfahrungen mit 5-10 Testterminen. Die initiale Einrichtung dauert 2-3 Stunden, aber die langfristige Zeiters